Agent de Secretariat - Secretaire au Bureau Maintenance Operations et Instruction H/F

Ministère des armées. Liberté, égalité, fraternité.

Le 8e régiment du matériel, composé de plus de 1000 personnels (3/4 de personnels militaires et 1/4 de personnels civils soit environ 250 agents) répartis sur 6 sites de la région Terre Nord-est (Mourmelon, Mailly, Suippes, Verdun, Versailles et Olivet), a pour mission majeure d'assurer le soutien de près de 40 organismes dans les spécialités terrestre, électronique et armement.
Placé sous les ordres du chef de bureau maintenance opérations instruction (BMOI), l'agent officie en qualité de secrétaire et assure des tâches relevant d'un secrétariat de direction au profit du chef de service.
Le titulaire du poste est plus particulièrement en charge de la réalisation des missions relevant du domaine administratif. Il doit également assurer la coordination des courriers entrants et sortants au sein du BMOI et apporter l'aide technique administrative nécessaire aux différentes sections du service et des unités élémentaires
- Assurer des tâches administratives sous les ordres du chef de secrétariat
- Tenir à jour les différentes bases de données mises en place (tableur EXCEL)
- Recevoir des appels téléphoniques et prendre éventuellement des messages
- Vérifier l'application de la charte graphique aux documents soumis à la signature
- Diffuser les documents nécessaires au bon fonctionnement du service
- Saisir et mettre en forme sur ordinateur des documents (notes de service, bordereaux d'envoi, messages...))
- Distribuer après visa du chef de service le courrier aux destinataires
- Accueillir et orienter les administrés vers les différentes cellules du service
- Contribuer à l'accessibilité et à la circulation de l'information dans l'entité
- Se former par le biais de stages internes ou externes
- Saisir en temps opportun les données informatiques, ainsi que le suivi du pointage SAJ
- Organiser les déplacements, tenir et mettre à jour l'agenda du chef de service