Assistant Administratif en Charge du Suivi Budgétaire - Rosny-Sous-Bois H/F

Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du directeur de la Fabrique artistique et numérique, l'assistant(e) administratif(ve) accueille, oriente et renseigne le public. Il/elle représente l'image de la collectivité et de la Fabrique auprès des usagers et contribue activement à la vie du lieu.

L'assistant(e) administratif(ve) assure en priorité le suivi budgétaire de la structure ainsi que les inscriptions aux activités, en binôme avec le second assistant administratif. Il/elle planifie le bon déroulement des activités et répond aux besoins de gestion de l'équipement. De plus, il/elle traite ponctuellement des dossiers et saisit des documents administratifs.

Enfin, il/elle organise le classement et l'archivage de documents en collaboration avec le second agent administratif.

Accueil et orientation des usagers :
- Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par courriel,
- Prise en charge et suivi des inscriptions aux activités FAN,
- Participe aux temps forts de la FAN en assurant l'accueil et l'orientation des participants.

Suivi budgétaire et traitement administratif :
- Assurer un suivi rigoureux des budgets alloués à chaque projet de la Fabrique artistique et numérique par l'édition de bons de commande, tout en veillant au suivi et à la liquidation en lien avec le directeur de la structure,
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi budgétaire (prestations, achats : matériel, consommables) ainsi que d'autres documents nécessaires pour faciliter la prise de décision,
- Assurer la saisie et le suivi de l'ensemble des éléments dans le progiciel CIRIL FINANCES, et être en mesure d'en extraire des informations spécifiques pour garantir le suivi budgétaire,
- S'assurer que toutes les procédures budgétaires sont conformes aux réglementations en vigueur,
- Gérer les demandes de petits travaux via le progiciel E-Atal et veiller aux besoins d'aménagement du bâtiment,
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ,
- Photocopier et assembler des documents ,
- Trier, classer et archiver des documents ,
- Synthétiser et présenter des informations.