Assistant de Gestion H/F VINCI Energies France Infras IdF Nord Est

L'entreprise SDEL Rail, filiale à taille humaine du groupe VINCI ENERGIES, recherche un(e)
Assistant(e) de Gestion
SDEL Rail réalise pour la SNCF des travaux d'énergie et télécom en IDF. Nos équipes combinent une double expertise : expertes métier en HT, BT et télécom et elles sont également spécialisées dans les travaux en emprises ferroviaires en exploitation.
Rattaché(e) à la Responsable Administrative et Comptable, vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif quotidien de l'entreprise, vous garantirez le bon fonctionnement de l'organisation et la gestion des achats et des approvisionnements. Vous serez responsable d'assurer le bon fonctionnement des tâches administratives essentielles pour maintenir l'efficacité opérationnelle.
Au quotidien, vos principales tâches seront les suivantes :
Gestion administrative de l'entreprise :
o Suivre les dossiers et mettre à jour les documents des sous-traitant
o Accueillir les visiteurs et répondre au standard téléphonique
o Ouvrir et distribuer le courrier
o Gérer les documents internes (signature)
o Rédiger des courriers
o Préparer les supports de réunion
o Gérer les problèmes des locaux
o Mettre à jour les documents de l'entreprise (organigramme, tableaux d'affichages, tableau de suivi ...)
o Participer au process d'intégration des nouveaux collaborateurs (accueil, matériel)
o Suivi des formations (envoie des convocations, enregistrement des attestations et mise à jour des tableaux de suivi)
Communication et évènement d'entreprise
o Organiser les évènements et réunion d'entreprise
o Diffuser les notes d'informations relatives à l'entreprise

Gestion du parc véhicules :
o Gérer les contraventions
o Gérer les documents (carte grise, vignette, assurance, carte Total ...)
o Déclarer les sinistres auprès de l'assureur
o Prendre les RDV auprès des garages et faire le suivi des entretiens des véhicules

Gestion des intérimaires :
o Faire le suivi des contrats
o Vérifier les documents des intérimaires
o Récolter et saisir les pointages dans le logiciel
o Saisir les factures intérimaires

Gestion des équipements :
o Paramétrage des équipements informatiques et résolution des problèmes en appui avec le correspondant informatique
o Faire l'inventaire et le suivi du matériel dans le magasin en collaboration avec le magasinier

Gestion des approvisionnements :
o Réaliser les commandes, assurer leurs suivis et leurs régularisations
o Réaliser les relances nécessaires auprès des fournisseurs
o Organiser les locations des matériels, et bases vie ainsi que leurs restitutions
o Organiser les transports pour approvisionner les chantiers
o Organiser les retours matériels en collaboration avec le magasinier