Assistant Administratif des Services Techniques - Mairie de Longjumeau H/F

Fonction publique Territoriale

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Responsable administrative et comptable des services techniques, vous êtes chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique des services techniques.

Vos principales missions sont :
- Assister par des tâches multiples et variées la direction des services techniques sur le site de la mairie annexe afin de faciliter son organisation
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des entreprises, du personnel municipal et des usagers
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Gérer le courrier
- Assurer la gestion des demandes d'occupation du domaine public (voirie)
- Assurer la gestion administrative des arrêtés temporaires de circulation et de stationnement pour travaux
- Gérer les arrêtés pour les commémorations
- Assurer une polyvalence avec la seconde assistante administrative des Services techniques

- Accueil physique de la mairie annexe et téléphonique des services techniques : Accueillir le public, renseigner si possible, orienter le cas échéant, conseiller, transmettre les informations, demandes ou réclamations au service compétent,
- Traitement du courrier entrant électronique (messagerie commune) et physique. Enregistrement, distribution auprès des agents concernés, classement. Référent logiciel de gestion électronique du courrier. Traitement et suivi des réponses
- Traitement et suivi administratif des actes réglementaires pour toute autorisation de voirie sur instruction de la Direction (voirie) y compris la liaison avec le service financier pour le droit à perception de tarifs, des arrêtés temporaires de stationnement et de circulation pour travaux (réception des demandes, contact pétitionnaires, rédaction après avis si besoin du technicien, notification après signature...), des arrêtés de voirie pour commémorations
- Réaliser des comptes rendus de réunions, rédaction de notes et courriers, planifier des rendez-vous ou réunions des agents de la direction
- Demandes d'intervention diverses auprès des entreprises en charge de la maintenance des installations (éclairage public, SLT, chauffage...) et des autres pouvoirs publics intervenant sur la commune (le SIOM notamment).
- Gestion des ressources humaines : relais de la DRH, gestion du tableau prévisionnel des congés, gestion des feuilles d'heures supplémentaires
- Création et gestion des tableaux de suivi collectifs
- Gestion administrative des CCS (convocation et notification des PV)

Ponctuellement, vous serez amené(e) à :
- Assurer la polyvalence avec la seconde assistante administrative des Services techniques, notamment sur les tâches comptables (création de bons de commande, suivi des factures)
- Etre le relais avec l'assistante du centre technique municipal