Secrétaire d'Accueil - CDI Temps Partiel - Tourcoing H/F

Pôle Emploi

OFFRE TRAVAILLEUR HANDICAPE, GEREE PAR CAP EMPLOI
RESERVEE AUX BENEFICIAIRES DE LA RQTH

Cap Emploi Lille Métropole Douaisis recherche pour une entreprise adaptée partenaire : un Secrétaire d'accueil H/F. vous travaillerez sous l'autorité fonctionnelle de la Chargée de mission RH.

MISSIONS :
1/ Gestion de l'accueil téléphonique et physique :
- Accueillir, orienter et renseigner les usagers, familles, visiteurs, prestataires,
- Réceptionner les appels téléphoniques, prendre les messages, orienter les interlocuteurs.
2/ Tâches administratives courantes :
- Photocopies, Impressions, reliure,
- Réaliser de petites tâches de saisie, mise en forme ou numérisation de documents,
- Mise en page / impression,
- Mise en forme des courriers,
- Vérification des relevés de courriers dans les casiers d'établissement,
- Gestion de l'affichage des documents à l'accueil,
- Réservation des salles au siège et dans les établissements,
- Gestion du planning des congés des professionnels du siège,
- Gestion documentaire (codifications des documents, présentation à la validation, actualisation.).
3/ Gestion de l'organisation logistique des réunions/formations au siège :
- Appuyer les services dans l'organisation de réunions ou d'événements ponctuels,
- Gestion des inscriptions des différents événements du siège (AG, départ en retraite, séminaire.),
- Gestion du format des salles en lien avec l'agent de service (salle DEWEZ coupée en 2 si nécessaire / format cinéma, ateliers.),
- Vérification régulière de l'état de propreté des salles,
- Préparation du café en lien avec l'agent de service,
- Gestion du stock (café, boissons, gâteau) en lien avec Claudine,
- Aide-comptable,
- Gestion des commandes de repas sur demande (plateaux repas / sandwichs /.) + rédaction du bon de commande à transmettre en compta.
4/ Gestion et distribution du courrier et colis (départ / arrivée) :
- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement),
- Affranchissement des courriers en envoi simple,
- Affranchissement des courriers en recommandé avec avis de réception,
- Gestion du stock de recommandés en lien avec la compta (Claudine -> Aide-comptable),
- Gestion de la réception quotidienne des colis / veille sur la bonne distribution ou rangement.
5/ Accompagnement/encadrement des travailleurs le cas échéant :
- Dans les tâches quotidiennes simples de l'accueil du siège et lien avec les référents ESAT (ex : préparation de documents, classement, entretien de l'espace d'accueil),
- Veiller à leur sécurité, à la bonne compréhension des consignes et à la valorisation de leurs compétences,
- Adapter les tâches selon les capacités et les rythmes des travailleurs,
- Maintien de l'espace accueil propre en permanence, rangé et accueillant.

CONDITIONS D'ACCES :
Vous partagez les valeurs de l'Association des Papillons Blancs de Roubaix-Tourcoing et les orientations de son projet associatif et d'établissement.
Vous êtes titulaire d'un Bac Pro Secrétariat.
Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à un public en situation de handicap, discrétion.
Expérience souhaitée dans le secteur médico-social ou en ESAT.
QUALITES REQUISES : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, etc.). Aisance relationnelle et sens de l'accueil. Discrétion et respect de la confidentialité. Patience, bienveillance, pédagogie. Sens de l'organisation et autonomie

DETAILS SUPPLEMETAIRES :
Lieu de travail : Tourcoing
Nature du contrat : CDI
Date de démarrage : 1er janvier 2026
Nombre d'heures par semaine : 17H30
Environnement du poste : Contact avec le public, travail en équipe