Assistant Pédagogique - CDI H/F

IGS

Notre contexte :

Rattaché(e) à la Direction Pédagogique de l'American Business School, l'assistant(e) pédagogique occupe une place centrale dans la gestion administrative des formations. Polyvalent, l'assistant(e) pédagogique est en contact direct auprès d'un public international très varié (étudiants, intervenants, autres services de l'école...). Vous rejoindrez une équipe de 3 personnes.

Vos missions :
Gérer le suivi administratif et financier de la formation
Réaliser l'inscription et le dossier administratif des apprenants, y compris l'obtention des visas et la complétion des CVECs ;
Vérifier et/ou réaliser l'affectation des apprenants aux modules de formation identifiés ;
Gérer les présences et absences ;
Éditer et envoyer les convocations, résultats des examens et attestations de réussite ;
Collecter, saisir et vérifier les notes et établir des tableaux de suivi pour la diplomation ;
Contrôler et saisir les factures des intervenants.

Assurer l'organisation opérationnelle de la formation
Mettre à jour l'emploi du temps du formateur et des apprenants ;
Déclencher les commandes de badges pour les apprenants ;
Gérer les réservations de salles et l'accueil logistique d'une session de formation en présentiel et en distanciel ;
Contrôler, renseigner et mettre à jour les effectifs réels des promotions pour les emplois du temps et la gestion des salles sur l'année ;
Mettre en oeuvre les sessions d'examen écrits et oraux ;
Réaliser les enquêtes statistiques demandées, le cas échéant ;
Tenir à jour les Systèmes d'Information des étudiants (WIGOR, MonCampus, Notion, e-inscription.) et participer à leur évolution.

Participer à la promotion de la formation et à l'accompagnement de l'apprenant
Réaliser l'accueil physique et téléphonique des différents publics ;
Participer à l'organisation et le déroulé des journées de rentrée en lien avec le responsable de formation ;
Accompagner les apprenants dans les démarches administratives, disciplinaires et de financement ;
Informer et traiter les litiges et difficultés de premier niveau des apprenants (avec les entreprises, avec les formateurs et avec les autres apprenants) en lien avec les équipes pédagogiques et le directeur d'activité.

Notre processus de recrutement :
1 préqualification téléphonique RH ;
1 entretien RH (présentiel ou visio) ;
1 entretien manager en présentiel.

Profil
Pour vous épanouir et soutenir notre croissance, il vous faudra :

Être titulaire d'un diplôme Bac +2 (niveau 5) en gestion administrative ou un domaine similaire et/ou une expérience significative sur un poste similaire ou dans la gestion administrative ;
Langues : Anglais (Niveau C1 min), Français (Niveau B1 min).