Assistant·e Administratif·ve H/F

Association Unis-Cite

Unis-Cité emploi chaque année des milliers de jeunes pour des missions de protection de l'environnement, promotion de la culture, accompagnement de seniors isolés, lutte contre l'exclusion et les discriminations.
Le Service Civique est un levier puissant d'engagement et de solidarité. Chez Unis-Cité, nous continuons d'innover pour qu'il reste accessible au plus grand nombre.

Mission
Dans le cadre d'un remplacement de congés maternité Unis-Cité Occitanie recrute un assistant administratif (H/F) sur l'antenne de Montpellier.
Sous la responsabilité du Directeur Territorial et de la Responsable d'Antenne, vous assurerez :
Administration / Gestion documentaire
- Gérer le courrier entrant et sortant, le standard téléphonique.
- Collecter, organiser, classer et archiver les pièces administratives (dossiers de volontaires, conventions, documents associatifs).
- Assurer la transmission des documents aux services régionaux ou à la tête de réseau.
- Mettre en place et à jour des outils de suivi administratif.

Comptabilité / Financements
- Collecter, scanner et coder les factures avant transmission.
- Suivre les factures manquantes et relancer si besoin.
- Participer au suivi des dépenses, budgets, rapprochements bancaires.
- Collecter et vérifier les pièces justificatives liées aux financements (FSE, etc.).

Moyens généraux / Logistique
- Gérer les stocks, les commandes de fournitures et matériel.
- Suivre les prestataires et les contrats (entretien, services externes).
- Appuyer la logistique d'événements (réservations, déplacements, hébergements, salles).
- Assurer le suivi du parc informatique, téléphonique et du parc automobile.

Ressources humaines / Volontariat
- Gérer l'accueil des salariés et volontaires (constitution de dossiers, accès, documents administratifs).
- Mettre à jour les dossiers personnels (mutuelle, transport, médecine du travail, attestations).
- Participer au suivi administratif des éléments liés à la paie (arrêts maladie, absences, avances).
- Appuyer l'organisation des sessions de formation pour salariés et volontaires.
- Gérer les notes de frais, indemnités et avances pour volontaires.

Support / Appui transverse
- Relayer les informations internes aux salariés pour assurer la fluidité des processus.
- Apporter un soutien ponctuel aux autres salariés selon les besoins.
- Participer aux recrutements et au suivi administratif des volontaires.
- Contribuer à la cohérence des procédures internes sur l'antenne.

Profil
Avoir effectué un service civique serait un plus
Capacités relationnelles et organisationnelles
Maîtrise des outils informatiques Word, Excel & Internet
Déplacements réguliers dans les antennes de la région à prévoir (Montpellier, Béziers, Nîmes, Alès)

CONDITIONS
Rémunération : salaire + titres restaurants + mutuelle
Prise de poste le 05/01/26
Possibilité de télétravail 2j/semaine (après période de passation et d'immersion)