Assistant de Direction et Marketing H/F

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Nous recrutons pour remplacer un départ en retraite. Formation et passation prévues sur site sur quelques mois pour favoriser l'intégration et la prise de poste.

Missions principales:

Assistante de direction commerciale et marketing

- Assurer les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) traitement et rédaction des courriers.
- Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, prospects, fournisseurs européens et asiatiques (Chine).
- Gérer les agendas du Dirigeant et du Directeur Commercial et Marketing (RV et déplacements)
Support commercial à la vente
- Gérer les ventes depuis les commandes jusqu'aux livraisons en s'assurant des délais convenus avec les clients grands comptes et particuliers (en support du service logistique)
- Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les acteurs de l'entreprise
- Préparer des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis.
- Préparer les dossiers commerciaux avant les rendez-vous avec les clients potentiels ou actuels
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement.

Soutien administratif au service commercial

- Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients : saisir les dossiers (propositions commerciales, devis, commande/contrat).
- Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients : saisir toutes les informations clients nécessaires à la livraison et à la facturation.
- Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, et juridique externes.
Gestion des données clients (CRM)
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.
- Préparer les tableaux de bord (prévisions des ventes, ventes réalisées, non conclues, etc.), suivre l'évolution des objectifs.
- Élaborer et analyser des statistiques de vente et tableaux de bord prévisionnels : CA/Clients

Autres missions

- Assurer un support commercial soutenu : être force de proposition, rédiger des fiches produits ou des argumentaires, répondre à des appels d'offres (grands comptes, distributeurs spécialisés..)
- Assister aux réunions internes, préparer les salons professionnels.
- Apporter un soutien éventuel dans la gestion du personnel auprès du Directeur Général en lien avec le cabinet comptable externe (gestion des congés, notes de frais,.)
Variabilité des activités
- Veille juridique et réglementaire (responsabilité sociale des entreprises RSE, normes européennes et internationales pour l'activité import/export).
- Travailler en relation directe avec les clients, en support administratif aux fournisseurs et partenaires.
- Support auprès du directeur commercial et marketing dans la gestion du site web BtoB, BtoC de l'entreprise.
- Assurer la gestion des plateformes dématérialisées, spécialisées dans la facturation électronique des TPE/PME, ou dans les échanges acheteurs-fournisseurs. etc.
- Assurer l'interface entre le service achats-approvisionnements, marketing et commercial et participe au suivi hebdomadaire des indicateurs de vente.

Compétences et savoir-être:

Des qualités organisationnelles et relationnelles importantes : véritable pilier interne de l'entreprise.

- Le goût du contact, le sens du service client, l'agilité et l'adaptabilité avec les différents acteurs de l'entreprise, clients et fournisseurs.
- Gestion des priorités et urgences. L'autonomie et la discrétion sont nécessaires à ce poste clé.
- Maîtrise de l'anglais impératif, du Pack Microsoft office, messagerie Outlook et gestion commerciale SAGE100
- Connaissance en commerce international : des incoterms, des formalités douanières liées à l'import, contrats et des transitaires.