Assistant - Assistante de Direction H/F

Cabinet Victoire

Le poste est placé sous la responsabilité directe du Président de l'entreprise.
L'assistant de direction bénéficie d'une autonomie importante dans la gestion et le suivi des dossiers stratégiques, avec un reporting régulier au Président.

Missions

Support à la Direction

Gestion et organisation de l'agenda du Président
Préparation, coordination et suivi des réunions de direction (convocations, ordres du jour, comptes rendus)
Rédaction de notes synthétiques, rapports et communications internes/externes
Gestion des communications sensibles et confidentielles
Coordination entre les différents services et interlocuteurs externes
Suivi des dossiers stratégiques et préparation des éléments de décision
Reporting régulier à la direction sur les événements et actions menées dans l'entreprise

Secrétariat & Relation clients

Réception et orientation des appels téléphoniques vers les interlocuteurs appropriés
Prise de messages téléphoniques
Information des clients selon les données du logiciel commercial
Organisation des réunions à la demande du Président
Classement et archivage des documents stratégiques et opérationnels
Suivi particulier des clients VIP et sensibles

Finance & Facturation

Préparation, enregistrement, correction et transmission des factures clients
Suivi des paiements clients, préparation et envoi des relances
Envoi des fichiers d'export comptables (ventes, banque, règlements, profits, trop-perçu, ) au cabinet comptable
Préparation et suivi des règlements (paies, factures fournisseurs, )
Collaboration avec la direction financière pour le suivi budgétaire

Ressources Humaines & Paie

Préparation et saisie des heures, absences, congés,
Transmission des éléments au cabinet comptable pour la paie après validation
Préparation, rédaction et publication d'offres d'emploi
Coordination avec le cabinet comptable pour la constitution et le suivi des dossiers du personnel
Suivi des procédures RH en lien avec la direction

Exploitation & Planning

Veille attentive au bon déroulement des plannings et des interventions, sans suivi opérationnel strict (chargée d'exploitation en poste)
Coordination ponctuelle avec les équipes internes et externes
Capacité à prendre le relais en cas d'absence de la chargée d'exploitation
Anticipation des besoins opérationnels et gestion des priorités

Projets & Évènementiel

Organisation et coordination des événements internes et externes (séminaires, conférences, team building, salons professionnels, etc.)
Respect du budget et des objectifs fixés
Participation à la gestion de projets transversaux

Profil

Bac +2 minimum validé, idéalement en assistanat de direction ou gestion
5 ans d'expérience réussie dans un environnement Tpe/Pme
Maîtrise du logiciel commercial (formation interne assurée, maîtrise attendue après période d'intégration)
Maîtrise intermédiaire d'Excel (formules de base, gestion de tableaux simples, mise en forme gestion de bases de données)
Maîtrise de Word, Outlook, OneNote
Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
Capacités rédactionnelles et de synthèse

Savoir-être

Compétences indispensables

Esprit d'entreprise, organisation et rigueur
Confidentialité et discrétion absolue
Qualités relationnelles, diplomatie et écoute active
Autonomie et sens des responsabilités

Compétences appréciées

Dynamisme, réactivité, adaptabilité
Sens de l'initiative et goût d'apprendre
Capacité à gérer le stress et les priorités