Assistant de Direction H/F Cabinet Victoire

- Le poste est placé sous la responsabilité directe du Président de l'entreprise.
- L'assistant de direction bénéficie d'une autonomie importante dans la gestion et le suivi des dossiers stratégiques, avec un reporting régulier au Président.

Missions

Support à la Direction

- Gestion et organisation de l'agenda du Président
- Préparation, coordination et suivi des réunions de direction (convocations, ordres du jour, comptes rendus)
- Rédaction de notes synthétiques, rapports et communications internes/externes
- Gestion des communications sensibles et confidentielles
- Coordination entre les différents services et interlocuteurs externes
- Suivi des dossiers stratégiques et préparation des éléments de décision
- Reporting régulier à la direction sur les événements et actions menées dans l'entreprise

Secrétariat & Relation clients

- Réception et orientation des appels téléphoniques vers les interlocuteurs appropriés
- Prise de messages téléphoniques
- Information des clients selon les données du logiciel commercial
- Organisation des réunions à la demande du Président
- Classement et archivage des documents stratégiques et opérationnels
- Suivi particulier des clients VIP et sensibles

Finance & Facturation

- Préparation, enregistrement, correction et transmission des factures clients
- Suivi des paiements clients, préparation et envoi des relances
- Envoi des fichiers d'export comptables (ventes, banque, règlements, profits, trop-perçu, ) au cabinet comptable
- Préparation et suivi des règlements (paies, factures fournisseurs, )
- Collaboration avec la direction financière pour le suivi budgétaire

Ressources Humaines & Paie

- Préparation et saisie des heures, absences, congés,
- Transmission des éléments au cabinet comptable pour la paie après validation
- Préparation, rédaction et publication d'offres d'emploi
- Coordination avec le cabinet comptable pour la constitution et le suivi des dossiers du personnel
- Suivi des procédures RH en lien avec la direction

Exploitation & Planning

- Veille attentive au bon déroulement des plannings et des interventions, sans suivi opérationnel strict (chargée d'exploitation en poste)
- Coordination ponctuelle avec les équipes internes et externes
- Capacité à prendre le relais en cas d'absence de la chargée d'exploitation
- Anticipation des besoins opérationnels et gestion des priorités

Projets & Évènementiel

- Organisation et coordination des événements internes et externes (séminaires, conférences, team building, salons professionnels, etc.)
- Respect du budget et des objectifs fixés
- Participation à la gestion de projets transversaux