Assistante de Direction H/F RUPELLA CONSULTING

Vos missions seront les suivantes :

1. Accueil et relation clients

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les clients.
- Conseiller les clients sur les démarches administratives, la maintenance et les produits.
- Renseigner et tenir à jour les informations clients dans le CRM / logiciel métier.
- Traiter et relancer les devis, préparer les contrats d'entretien piscine.

2. Suivi administratif des chantiers et interventions

- Créer et suivre les dossiers clients (construction, rénovation, dépannage, entretien).
- Assurer le suivi administratif des bons d'intervention et rapports de chantier.
- Planifier et confirmer les rendez-vous clients (SAV, mise en service, hivernage).

3. Gestion commerciale et facturation

- Éditer et envoyer les devis.
- Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs (produits, pièces détachées).
- Préparer les éléments nécessaires au calcul des marges et à l'analyse de rentabilité des chantiers.

4. Gestion logistique et stocks

- Suivre les stocks du magasin/boutique en lien avec le responsable.
- Préparer et participer aux inventaires (produits d'entretien, pièces détachées, consommables).
- Enregistrer les entrées/sorties et tenir à jour les fiches de stock.

5. Appui transversal

- Remplacer ponctuellement d'autres assistant(e)s en cas d'absence.
- Participer à l'amélioration continue des outils de suivi et reporting

Les connaissances de l'assistante de direction :

- Techniques de prise de notes
- Outils bureautiques
- Règles d'affranchissement du courrier
- Modalités d'accueil
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
- Connaissance du milieu des piscines et du paysagisme