Assistant - Attaché - Secrétaire - Agent Administratif - Site H/F EMEIS

Rattaché(e) à la direction, le/la secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence et assure l'interface avec le backoffice. Il/Elle veille à son confort et à la sécurité du résident, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard.
Gestion des appels téléphoniques
Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires
Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents
Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence
Transmettre le standard en fin de poste
Accueil physique
Accueillir orienter résidents, familles et autres visiteurs
Informer sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies, répondre aux questions dans les limites de sa fonction
Gérer et remettre les cartes d'accès aux résidents, visiteurs et entreprises
Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL...
Gestion des dossiers administratifs des résidents
Compléter au quotidien les dossiers administratifs des résidents
Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents ; préparer, contrôler, distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants,...
Assurer les encaissements et les remises bancaires
Suivre les impayés et les contentieux
Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents
Activités administratives
Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus
Assurer la gestion de la vitrine
Assurer le suivi des commandes de repas du personnel
Commandes de matériels de bureau et gestions des stocks
Gestion : tri, distribution et envois des courriers et colis, gérer les archives
Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques
Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction résidents et familles
Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes.
Mise à disposition des registres (maintenance, sécurité...)
Gestion administrative du personnel
Accueillir et intégration des nouveaux collaborateurs
Déclarations uniques d'embauche
Gestion du dossier salarié
Tenue du « classeur visite et contrôle » et du « classeur DDASS »
Gestion des visites médicales
Participer au suivi des absences planning et assurer la gestion partielle des remplacements / plannings
Tenue du répertoire RH interne
Organise les formations internes avec les référents