Secrétaire de Direction H/F

Cc Grand Sud Tarn et Garonne

LA COMMUNAUTE DE COMMUNES GRAND SUD TARN-&-GARONNE - 42 000 habitants RECHERCHE
UN ASSISTANT DU PÔLE CULTURE ET ADMINISTRATION DES ECOLES DE MUSIQUE H/F - à temps complet (35h),
Recrutement par voie statutaire, à défaut contractuelle - Catégorie C (filière administrative).
VOS MISSIONS

Aux côtés de la Directrice du Pôle Culture, vous interviendrez dans l'ensemble des affaires administratives liées à l'organisation et la gestion du Pôle Culture dont l'administration des écoles de musique intercommunales. Votre rôle est au coeur de la transversalité entre les différents services du Pôle et en étroite collaboration avec les services supports de la Communauté de Communes.

VOS PRINCIPALES ACTIVITES:
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, des agents et des partenaires ;
Appui à la direction du Pôle Culture - mi-temps :
- Rédaction de documents administratifs ;
- Suivi des demandes de subventions des associations ;
- Rédaction de bons de commande, suivi budgétaire et comptable ;
- Suivi de la gestion RH : congés, formation, remboursements de frais de déplacement ;
- Gestion des réservations - prêts de salles : traitement des demandes, suivi du planning ; attribution et retour des clés ;
- Spectacles : renseignements et réservations, organisation et suivi du transport des scolaires, suivi administratif des contrats avec les compagnies de spectacle ;
Au sein des écoles de musique (3 écoles) - mi-temps :
- Alimenter et suivre la base de données dédiée aux élèves et représentants légaux (logiciel OpenTalent) ;
- Accueillir les élèves et les parents (accueil physique et téléphonique) ;
- Suivre les plannings des élèves et des professeurs ;
- Assurer la gestion de la régie de recettes unique avec facturation trimestrielle, encaissement et dépôt en Trésorerie ;
- Gérer le suivi des commandes et factures, le suivi des demandes de subventions, les bilans. ;
- Organiser la logistique des concerts ;
- Suivre les demandes de travaux d'entretien des bâtiments et des plannings ménage ;
- Suivre les documents d'informations et de communication.
Vous serez garant(e) de la bonne organisation administrative du Pôle Culture, en assurant le lien entre les services et les usagers au quotidien.
Votre maîtrise des techniques de secrétariat et bureautiques (minimum Word et Excel) ainsi que vos qualités rédactionnelles et relationnelles sont essentielles.
Votre polyvalence, votre rigueur et votre capacité d'adaptation sont fondamentales pour contribuer à la qualité du service public rendu et à la bonne gestion administrative du Pôle Culture.
Votre plus ? Votre capacité à travailler avec méthodologie tout en étant force de proposition