Gestionnaire Administratif et Financier - Appui Logistique aux Événements H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

1. MISSION

La personne recrutée assure le suivi administratif, budgétaire et logistique de l'IDT. Elle appuie la cheffe de service dans la gestion quotidienne du département et contribue activement à l'organisation des événements scientifiques et institutionnels de l'institut.

2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION

Activités principales :

1. Gestion administrative et appui au fonctionnement du service
· Assurer la gestion courante du département en soutien à la cheffe de service

· Organiser et assurer le suivi des réunions (convocations, préparation des dossiers, comptes rendus, suivi des décisions)

· Mettre à jour, classer et archiver les documents internes (intranet, dossiers partagés, bases de données)

· Assurer l'interface entre l'institut et les services supports de l'université (RH, finances, achats, communication etc.)

· Participer à la rédaction et à la mise en forme de documents administratifs et de communication interne

· Assurer la gestion de la scolarité des étudiants relevant des dispositifs de l'IDT (inscriptions, saisie des notes, délivrance de certificats, etc.)

2. Appui logistique et organisation d'événements
· Contribuer à la planification, la préparation et la logistique des événements portés par l'institut

· Gérer les réservations de salles, de matériels, de déplacements et les commandes associées

· Participer à la communication logistique autour des événements

· Faire le lien avec les intervenants, prestataires et partenaires internes et externes

· Assurer une présence sur le terrain lors des événements pour garantir le bon déroulement logistique

3. Suivi financier et gestion des crédits de l'IDT
· Assurer et suivre l'exécution budgétaire dans les logiciels dédiés, des projets rattachés

· Préparer les éléments nécessaires à l'élaboration du budget et assurer son suivi en lien avec la direction et les services financiers de l'université

· Suivre la consommation des crédits grâce à des tableaux de bord financiers et contribuer au reporting annuel

· Garantir la traçabilité des dépenses et veiller au respect des procédures internes et réglementaires

4. Appui à la gestion du projet SHINE
· Appuyer la manager du projet SHINE pour le suivi administratif et financier

· Collecter et consolider les données nécessaires aux bilans et rapports d'activités en lien avec le service d'aide au pilotage

· Participer à la coordination entre les différents partenaires internes et externes du projet

Activités associées :

· Contribution aux bilans d'étape, à la collecte et au suivi des indicateurs

· Participer à des réunions en interne, notamment de l'équipe SHINE et de l'IDT

· Participer à l'activité du service