Assistant de Gestion Administrative - Commune de Gouzon H/F

Communes

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service administratif de la commune. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste la secrétaire générale de mairie dans l'organisation du travail du service

" Traitement des dossiers et saisie de documents :
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, saisir des documents de formes et de contenus divers, gérer et actualiser une base d'informations, vérifier la validité des informations traitées, rédiger des documents administratifs (comptes rendus, notes, courriers, etc.), tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, enregistrer ou saisir des données informatiques
" Accueil physique et téléphonique (vocabulaire professionnel du service)
" Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers, scanner, photocopier et assembler des documents, trier, classer et archiver des documents, synthétiser et présenter des informations, préparer les dossiers pour les instances, identifier les sources de documentation, rechercher et diffuser des informations selon différents canaux et en appliquant les règles de confidentialité, tenir à jour des registres (courriers, actes administratifs...)
" Planification et suivi :
Prendre et organiser les rendez-vous du maire, renseigner des tableaux de suivi administratif des activités du service, assurer l'organisation logistique des réunions et des cérémonies (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.), utiliser des logiciels et des progiciels (CERIG, REU,), suivi des conventions et du planning des salles

* Conditions générales d'exercice :
-Travail en bureau
-Horaires fixes imposés en fonction de l'accueil du public ; travail éventuellement le samedi par roulement pour les mariages
-Travail en équipe réduite
-Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
-Disponibilité vis-à-vis des élus