Assistant de Direction Médico-Sociale Louis le Guillant H/F FEDERATION APAJH

La Fédération APAJH recrute un(e) assistant(e) de direction médico-sociale à temps plein en CDI.

MISSION GÉNÉRALE :

Rattaché(e) au Directeur de l'établissement, vous assistez l'équipe dans son fonctionnement, sa logistique et apportez un soutien administratif incontournable dans le respect des priorités et des procédures. A ce titre vous serez en contact avec l'ensemble des structures internes et externes, ainsi que les services supports de la Fédération :

- Recevoir, traiter ou transmettre les communications téléphoniques ;
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs et les personnels ;
- Réceptionner, saisir, mettre en forme et diffuser les courriers, documents, comptes rendues et procédures de la Direction
- Enregistrer, contrôler, mettre à jour et suivre des données (tableaux de suivi, de pilotage et de performance)
- Classer et archiver des documents physique et informatique
- Organiser la planification et la logistique de réunions internes au service/ évènements ponctuels, préparer les éléments nécessaires s'y afférents
- Gérer les commandes et achats divers en lien avec les chefs de service
- Contribuer à la gestion des Ressources humaines : Suivi du temps de travail, préparation des éléments des contrats de travail/ avenants, traitement des correspondances, gestion des convocations à la médecine du travail
- Contribuer à la gestion comptable et financière : suivi des paiements et des relances, vérification des factures et de la facturation, traitement des notes de frais et des dépenses de trésorerie
- Constituer des dossiers (préparation, compilation, scan, envoi, suivi, archivage)
- Appuyer à la réalisation des rapports d'activités, des plans d'investissements, des budgets prévisionnels, du plan de formation

LIENS FONCTIONNELS

Direction des Ressources Humaines
Direction Administrative et Financière
Personnels du pôle de gestion
Cadres et personnels des établissements ou services de rattachement

Principales missions :

Assister l'équipe socio-éducative dans la communication des informations et l'organisation des activités :

- Produire des documents professionnels courants
- Communiquer des informations par écrit
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations (oralement, par mail.)
- Planifier et organiser les activités du service

Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours de l'usager

- Retranscrire des informations à caractère social
- Prendre les rendez-vous avec les familles, les représentants légaux, les familles
- Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers d'usagers
- Elaborer et actualiser des tableaux de suivi des réunions de projets, des réunions familles et des différentes réunions ainsi que des échéances.

Assurer les missions communes à l'équipe Socio-Educative :

- Veiller au respect du règlement de fonctionnement
- Assurer la continuité de l'accompagnement lors l'absence d'un personnel de l'équipe de soutien ou d'un personnel administratif
- Participer à l'élaboration des projets personnalisés/ avenants CSAT en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire
- Rédiger les bilans, notes de synthèses relatives à ses missions
- Mettre à jour le dossier individuel de l'usager (Ogirys) pour les parties relatives à ses missions
- Assurer une continuité d'accompagnement des travailleurs handicapés administrativement et sur les ateliers lorsque nécessaire
- Participer à l'élaboration et la mise en oeuvre de projets transversaux

Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours de l'usager

- Retranscrire des informations à caractère social
- Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers d'usagers
- Elaborer et actualiser des tableaux de suivi

Assurer les missions communes à l'équipe Socio-Educative :

- Veiller au respect du règlement de fonctionnement
- Assurer la continuité de l'accompagnement lors l'absence d'un personnel de l'équipe de soutien ou d'un personnel administratif
- Participer à l'élaboration des projets personnalisés/ avenants CSAT en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire
- Rédiger les bilans, notes de synthèses relatives à ses missions
- Mettre à jour le dossier individuel de l'usager (Ogirys) pour les parties relatives à ses missions
- Assurer une continuité d'accompagnement des travailleurs handicapés administrativement et sur les ateliers lorsque nécessaire
- Participer à l'élaboration et la mise en oeuvre de projets transversaux