Assistant - Assistante de Direction H/F

Hopital de Bicetre

VOS MISSIONS
- Assurer le secrétariat des deux directions
- Gestion du planning des directeurs et de leurs adjoints
- Organisation et pilotage administratif des réunions
- Mise en forme des courriers ou des rapports, maîtrise du publipostage sur Microsoft Office
- Etroite collaboration avec l'ensemble des équipes des 7 sites de la DOP
- Accueil téléphonique et physique
- Autres activités d'assistance aux directeurs sur les dossiers
- Reporting aux directeurs
Missions spécifiques mécénat :
- Suivi et gestion des conventions et formulaires de dons
- Envoi des reçus fiscaux et CERFA
- Contacts téléphoniques avec les donateurs, les services et les partenaires
- Soutien à la politique de reconnaissance
- Coordination des réunions et comités mécénat
- Coordination trimestrielle du renouvellement des posters et flyers mécénat sur les 7 sites
Missions spécifiques DOP :
- Rédaction des comptes-rendus des réunions DOP bimensuelles
- Préparation et suivi des CTI
Missions RH :
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la DOP et de la DRIM
- Gérer les formations des 2 directions et les déplacements des cadres des deux directions
- Saisie des congés dans Gestime des directeurs et de l'encadrement
Missions logistiques :
- Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d'interventions auprès du magasin hôtelier, veiller à la tenue des locaux communs
- Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques
- Aide ponctuelle à l'équipe du mécénat

PROFIL :

Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
- BTS Assistant Manager ou équivalent

Savoir-faire requis :

- Excellente orthographe
- Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP
- Très bonnes qualités relationnelles
- Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative, autonomie
- Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
- Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit

Connaissances associées :

- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels
- Application Doodle pour l'organisation des réunions et de Teams
- Logiciel Gestime (gérer les absences des collaborateurs des deux directions)
- Logiciel SAP pour effectuer les commandes

Postuler via le lien suivant:
https://recrutement.aphp.fr/jobs/job-redirect?extId=2025-18127&source=exchange&idOrigine=502