Assistante Administrative H/F AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationselon profilService d'affectationURC CIC et DMU PrimePrésentation du service
La structure de recherche clinique APHP Centre Université Paris Cité est une structure

mutualisée dédiée à la recherche clinique et à l'innovation dans les soins :

- Unité de Recherche Clinique pour l'aide à la promotion, l'aide méthodologique et l'accès aux big data
- Centre d'Investigation Clinique pour l'aide à l'investigation et l'aide méthodologique
- Pharmacologie biologique pour la pharmacocinétique et le dosage des médicaments
- Pharmacovigilance pour la prise en charge des effets indésirables

En terme d'activité de l'année 2023, la structure accueille 250 personnes rassemblant

20 professions différentes, au service des investigateurs et des patients :

- 718 essais cliniques en cours
- 12 000 patients inclus dont les 2/3 dans des études à promotion AP-HP
- 9500 patients suivis dont 1900 visites au CIC mère enfant
- Réseau de 541 centres nationaux
- 177 publications

Vos missions
Les missions sont attachées à l'assistanat du responsable de deux entités: l'URC et le DMU Prime

MISSIONS EN LIEN AVEC L'URC

- Gestion de l'agenda et de la prise de rendez-vous du responsable de la structure
- Gestion de l'organisation des réunions, visites, déplacements, conférences, évènements, commissions spécialisées
- Aide à la réalisation de bilans d'activité
- Aide à la rédaction, l'élaboration de documents/supports de recherche
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Assistance à la saisie de données administratives
- Gestion du courrier postal entrant et sortant
- Accueil physique et téléphonique

MISSIONS EN LIEN AVEC LE DMU

Missions permanentes :

- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité,
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents,
- Saisie des données dans les logiciels de suivi (Chronos, SAP, ...)
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Missions spécifiques :

- Réservation des salles de réunion et envoi des plannings de réunions du DMU,
- Organisation des réunions dans le cadre du DMU (finalisation du calendrier des réunions, préparation de la salle, installation du matériel informatique, gestion de la convivialité, ...)
- Reprographie des documents destinés aux réunions,
- Suivi et mise à jour des tableaux de présence médicale (Chronos = logiciel de suivi des présences médicales)
- Mise à jour de la liste de diffusion des membres du bureau du DMU,
- Saisie et envoi des comptes rendus des bureaux de DMU et présence aux bureaux du DMU,
- Mise à jour de la plaquette de présentation du DMU,
- Mise à jour des annuaires du DMU,
- Saisie des résultats des audits du DMU et autres données (qualité/gestion des risques par exemple)
- Saisie et mise en forme des résultats des questionnaires de satisfaction du DMU,
- Actualisation des bases documentaires du DMU en lien avec les cadres supérieurs transversaux (intranet, fichiers des services du DMU, protocoles pour ALFRESCO, ...)
- Archivage des documents du DMU,
- Réponse aux sollicitations des cadres du DMU,
- Entrepôt de données / informatique médicale : aide à la tenue.

Profil recherché
Communication orale
o S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes
o Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

o Accueillir et renseigner
Communication écrite
o Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
o Rédiger et mettre en forme, valoriser des notes, documents et /ou rapports

Gestion
o Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
o Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
o Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailDu lundi au vendredi de 9H-17HTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
- Prime d'engagement collectif
- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
- Remboursement partiel des titres de transports en commun en IDF.
- Accès à l'offre de formation continue de l'AP-HP
- Mise à disposition d'un ordinateur portable
- Accès à la cantine du personnel
- Autorisation d'absence pour évènements familiaux (enfant malade, mariage, décès...)
- Possibilité de place en crèche

Description de l'hôpitalL'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre ! Référence de l'offre2025-18206