Secrétaire Médical Plateforme Victimologie H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

Nous recherchons un(e) secrétaire médical(e) H/F à 80% pour la plateforme victimologie du CHANGE.
La plateforme "victimologie" rassemble des activités de l'unité médico-judiciaire (UMJ), l'unité de Dépistage et d'Accompagnement du Vécu Traumatologique de l'Enfant (UDAVE) et des consultations psycho-traumatiques (CUMPS).Cette plateforme vise à renforcer les liens entre les différents acteurs internes et externes qui participent aux parcours de prise en charge des personnes victimes (adultes et mineurs).Le secrétariat assure la gestion médico-administrative et la coordination des informations et sera le point d'ancrage des différents partenaires pluridisciplinaires qui interviennent pour une partie de leur temps de travail sur cette activité.
Activités/missions principales : Assurer l'accueil, la gestion et l'information médico-administrative des patients, coordonner les différents acteurs internes et externes en gérant les agendas de présence, vacations, assurer le secrétariat interne de la plateforme et suivi des indicateurs d'activités.
Accueil physique des personnes dans le cadre d'une activité programmée. Renseignements divers, prise de rendez-vous et accueil des associations qui participent à l'activité
Réception des appels, filtrage, prise de messages, gestion des rendez-vous pour l'activité de consultations programmées
Création, gestion des dossiers administratifs lors des consultations, suivi du dossier médical, scannage de documents, classement et archivage, programmation des rendez-vous
Réception des mails et gestion des documents (labo, certificats, réquisition, etc...)
Frappe et mise en forme des rapports, de certificats suite aux consultations, aux expertises
Organisation du planning d'occupation de la salle d'audition
Organisation de réunions, PV ou CR
Saisie des tableaux de vacations des astreintes et des gardes (Clepsydre, paramétrage aXigate)
Communication et circulation des informations à destination du service UML, CUMPS, UAPED
Participation au recueil d'activité (3 secteurs)
Missions secondaires :
Organiser la gestion administrative des expertises médico-judiciaire ordonnée par le TGI Facturation dans CHORUS (activité du médecin légiste)
Participer pour l'organisation des modules de formations pour les professionnels (CUMps)

Profil recherché :

Compétences requises :
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine d'activité
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Être capable de maîtriser les évolutions de logiciel
Qualifications requises :
Formation initiale de secrétaire médicale (Bac Sciences médico-sociales ou équivalent)