Agent d'Accueil et Assistant Administratif H/F

Mairie

EMPLOYEUR
La Ville de Chennevières-sur-Marne se situe dans le Val-de-Marne (94). Elle compte 18 396 habitants. Elle est rattachée au territoire Grand Paris Sud Est Avenir.
POSTE
Sous l'autorité de la Responsable Administrative des Services Techniques
CADRE STATUTAIRE. Catégorie : C
Filière : Administrative. Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux. Grade : Adjoint administratif
MISSIONS - Définition du métier
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité. Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation du service. Assite un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
POSTE ACCUEIL
Accueil physique et téléphonique des administrés, services municipaux, fournisseurs de la Ville et les organismes publics avec prise de messages et transmission des communications. Information auprès des administrés, services municipaux, entreprises, sociétés. Suivi du planning d'astreinte.Réponse aux demandes des administrés via 6Tzen (GRU), courriels, l'application « je signale » et tout autre canal d'entrée des sollicitations. Transmission des courriers de 6Tzen par mail au DST et responsables de services. Préparation des dossiers pour les appels d'offres. Gestion des clés des bâtiments communaux avec les sociétés. Gestion du tableau des signalements restés sans réponse (6Tzen)
Gestion du tableau des appels téléphoniques et des mails reçus. Gestion du calendrier Outlook (Coupures Enedis, CCS.). Réservation de la salle de réunion et gestion du calendrier Outlook. Gestion et commande d'enveloppes et papier de l'imprimante. Gestion des signalements et demandes d'interventions (GPSEA, SATELEC, ORANGE.)
SECRETARIAT
Rédaction des arrêtés municipaux et gestion du tableau, Elaboration du registre des arrêtés. Organisation, gestion et suivi des commissions de sécurité (Planifications, convocations, préparation des dossiers, élaboration de procès-verbaux et transmissions.), Rédaction des courriers et gestion du tableau. Rédiger des notes synthétiques et courriers, Gestion et suivi des demandes « E-ATAL et ATAL », clôture des bons travaux
Tri, copies, classement, archivage des documents et recherche de l'information Répondre aux diverses demandes du DST, de la responsable administrative et des responsables de services Enregistrement du courrier arrivé
EN CAS DE TELETRAVAIL
Le télétravail peut s'organiser avec le second agent du service sur des journées différentes et les missions à accomplir relèvent du poste secrétariat telles que définies ci-avant. RELATIONS FONCTIONNELLES. Travail en binôme avec le 2ème agent en charge de l'accueil/secrétariat. Accueil physique et téléphonique. En cas de pic d'activité la charge de travail devra être répartie sur l'agent formant le binôme. Relations avec l'ensemble des services, les élus et interlocuteurs extérieurs.
Compétences et connaissances techniques Savoirs être
Connaitre les techniques administratives et de secrétariat
Orienter et informer le public accueilli
Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
Connaissance de l'environnement territorial
Connaissance des droits et devoirs des fonctionnaires
Maîtrise de l'outil informatiques (Word, Excel)
Savoir utiliser les logiciels métier 6TZen, Atal, E-ATAL, Outlook, Word, Excel, GPSEA, TSMS.

Connaissances informatiques
Logiciels bureautiques (Word, Excel.)
Ponctualité
Rigueur dans le travail
Discrétion
Assiduité
Avoir un bon relationnel et esprit d'équipe
Expression orale correcte
Tenue vestimentaire correcte
Sens de l'initiative
Respect
Travail en équipe
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Polyvalence

CONDITIONS D'EXERCICE
Travail en bureau. Poste à temps complet
Du lundi au jeudi 08h00 - 12h00 et 13h30 - 17h00 ; le vendredi 08h00 -12h00 et 13h30 - 16h30
MOYENS TECHNIQUES. Moyens bureautiques et technologiques de l'information et de la communication :
Ordinateur équipé du pack Microsoft O