Agent Administratif - Agente Administrative H/F

Centre Hospitalier Dep. la Candelie

LE CENTRE HOSPITALIER DEPARTEMENTAL DE LA CANDELIE est un établissement public de santé, spécialisé en santé mentale. Il emploie environ 1000 agents et comporte 327 lits d'hospitalisation, 154 places d'hospitalisation de jour et de nuit, 222 places de CATTP et 48 lits d'hébergement (Maison d'Accueil Spécialisée).

Situé dans la périphérie d'AGEN (Lot-et-Garonne, Nouvelle Aquitaine), l'établissement se trouve à environ 1 h 15 de TOULOUSE et à 1 h 30 de BORDEAUX.

Nous recrutons un Adjoint Administratif H/F 0.5 ETP Service DIM, 0.5 ETP Secrétariat Médical

Pour la partie DIM :
1. Garantir la conformité et l'exhaustivité des informations PMSI issues des pôles
Actions clés - Planifier, diffuser et suivre les campagnes de corrections. - Relancer les pôles et consolider les retours. - Formaliser les bilans de clôture.

2. Réduire les anomalies bloquantes et améliorer la qualité des données
Actions clés - Réaliser des contrôles de premier niveau sur les champs sensibles, identitovigilance, dates et UF, motifs, séjours, transports liés, DP. - Produire des alertes et proposer des solutions.

3. Contribuer à la production régulière de l'activité confiée
Exemple : volet transports ou autre périmètre.
Actions clés - Effectuer les saisies et contrôles dédiés. - Vérifier la cohérence des rattachements. - Préparer les exports.

4. Favoriser la montée en compétences et la fluidification des pratiques sur CORTEXTE
Actions clés - Animer des micro-formations et produire des tutoriels. - Assurer les réponses de niveau 1. - Escalader au TIM si besoin.

5. Sécuriser les référentiels de pratiques
Périmètre : protocoles, modes opératoires.
Actions clés - Rédiger et diffuser la documentation. - Suivre l'appropriation par les utilisateurs.

6. Assurer la gestion des archives médicales en tuilage
Objectif : montée en compétences auprès de la personne actuellement en poste aux archives médicales.
Actions clés - Prendre en main progressivement les procédures d'archivage papier et numérique. - Classer et indexer selon le plan de classement du service. - Gérer les versements et les sorties. - Préparer les bordereaux d'élimination et appliquer le calendrier de conservation. - Contrôler les accès et la confidentialité

Pour la partie Secrétariat Médical :

- Accueillir et renseigner patients et usagers
- Planifier les activités des médecins (RDV consultations, formations, congés.)
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

Horaires de travail:
Temps plein (35H00 / semaine)
Du lundi au vendredi de 9H00 à 17H00 modulable selon activité

Profil & compétence recherché :
- Planification, priorisation, respect des échéances et gestion des relances.
- Contrôle qualité de données, application des règles, détection d'incohérences, documentation des corrections.
- Bureautique avancée sur Excel, filtres, TCD, formules de base, mise en forme des suivis.
- Rédaction claire de protocoles, guides synthétiques, messages aux pôles.
- Pédagogie et appui utilisateurs, explications simples, adaptation aux profils, autonomisation.
- Rigueur, fiabilité, discrétion, confidentialité des données de santé.
- Esprit de service et coopération avec le DIM, les pôles cliniques, les secrétariats.
- Communication écrite et orale soignée, posture d'aide et d'écoute.
- Proactivité, signalement des risques, suggestions d'amélioration pragmatiques.