Assistant Administratif H/F Smac

Rattaché au Responsable Administratif et Comptable de l'agence, vos missions sont les suivantes :

SECRETARIAT

- Accueil physique et gestion des appels téléphoniques,
- Gestion de la messagerie électronique d'agence,
- Gestion du courrier,
- Gestion des fournitures et de la documentation,

APPEL D'OFFRES

- Création des clients dans l'ERP (SAP)
- Préparation, rédaction, dépôt et suivi des appels d'offres,
- Support aux équipes du BE PRIX : Organisation et suivi du planning des dates d'échéances des AO à venir.

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

- Gestion des dossiers d'embauches,
- Mise à jour du registre du personnel et de l'affichage obligatoire,
- Suivi des formations, des visites médicales, des congés, et des intempéries,
- Contrôle des pointages des compagnons,
- Être au contact des entreprises de travail temporaires,
- Préparation des déplacements des collaborateurs (réservation de trains, hôtels, ...),
- Saisie des notes de frais des compagnons,

SOUS-TRAITANCE

- Gestion et MAJ des documents administratifs des sous-traitants
- Validation auprès du service juridique
- Demande d'agrément des sous-traitants auprès de nos clients
- Demande de création des badges chantier

FOURNISSEURS

- Contrôle et validation des factures de frais généraux,
- Réponses aux relances fournisseurs (téléphone, mail et papier)

DIVERS

- Gestion des EPI (commande, suivi, inventaire)
- Suivi des contrôles règlementaires