Agent Administratif H/F Ville d'Arcachon

Descriptif et missions
AGENT ADMINISTRATIF H/F Ce poste est à pourvoir à ARCACHON.
AGENT ADMINISTRATIF H/F
Nature de l'emploi :
Agent administratif placé sous l'autorité conjointe de la responsable du service Maison des Jeunes et du directeur de l'Ecole de Musique.

Conditions d'Exercice :
Poste à temps complet.
Période scolaire hors septembre : du mardi au samedi, travail en début de soirée
Période vacances scolaires et septembre : du lundi au vendredi.
Congés : à prendre pendant les vacances scolaires
Possibilité d'interventions ponctuelles sur d'autres sites ou créneaux horaires liés à l'activité du service. (Week-ends, soirées)

MISSIONS ECOLE DE MUSIQUE :

Suivi des dossiers famille :
- Saisie, vérification et suivi des dossiers familles Ecole de Musique logiciel E-Muse
- Elaboration, préparation et saisie des bulletins trimestriels d'appréciation école de musique : recueil des résultats aux examens et traitement pour suivi
- Transmission des éléments d'inscriptions au Guichet Unique et au Service Communication EDM

Suivi des dossiers élèves -préparation examens :
- Suivi location d'instrument de musique
- Composition des classes et suivi des présences
- Saisie dans dossier élève école de musique des participations élèves (oeuvres jouées)
- Elaboration, préparation et envoi des diplômes école de musique
- Elaboration de supports internes d'informations diverses aux familles, (affichage ou courrier / répétitions, concerts, etc.)
- Participation aux réunions de l'école de musique et réalisation Compte rendu pour validation
- Elaboration des documents de communication programmes et fiches d'inscriptions EDM
- Programmation des examens intercommunaux avec les quatre communes (installation des salles, convocation, mise en place logistique)
- Organisation logistique du concert de noël et de la fête de l'école

Secrétariat enseignants :
- Transmission des compositions de classes d'instruments sur le logiciel I. Muse
- Transmission et suivi des plannings des enseignants
- Préparation et transmission du tableau recensant les quatre écoles pour les Master class et récitals
- Renseignements des fiches des heures complémentaires et transmission auprès du Professeur pour signature avant renvoi COBAS
- Distribution des chèques déjeuners COBAS
- Prise de contact avec les nouveaux enseignants et les remplaçants
- Accueil des professeurs remplaçants et signature de leur contrat avant retour COBAS
- Transmission de leur planning et visite de la structure

Budget :
- Demande de devis aux fournisseurs, suivi des prestations et des règlements
- Facturation des activités ponctuelles : calcul des tarifs séjours à appliquer et transmission des tarifs au guichet unique
- Préparation d'éléments de bilans nécessaires à certains dossiers de subvention : tableau de suivi annuel des présences, facturations et régimes usagers
- Participation aux réflexions tarifaires et modalités de facturation
- Suivi de toute modification budgétaire liée à l'évolution des projets
- Facturation

MISSIONS MAISON MUNICIPALE DES JEUNES :

Accueil, renseignement, suivi famille :
- Information aux usagers sur les activités de la structure (modalités d'inscription, de fonctionnement des activités, et information sur les tarifs)
- Organisation des modalités d'inscription : participation aux réflexions interservices sur les dossiers, sur les procédures des usagers (dossier, règlement), sur les tarifs et modalités de facturation, sur les périodes d'inscription en fonction des activités.
- Accueil des intervenants
- Participation aux réunions d'équipe de la Maison des Jeunes ; prise de note et rédaction de compte-rendu à faire valider par la responsable Maison des Jeunes pour diffusion aux personnes concernées
- Suivi du planning des congés et récupérations

Gestion des Salles :
- Etablissement des conventions de mises à disposition des salles
- Planning annuel d'occupation des salles
- Suivi planning occupations des Salles les Réservoirs
- Salle polyvalente : gestion d'informations, visites, et planning en lien avec le service des Salles de la Ville

Profil recherché
AGENT ADMINISTRATIF H/F COMPETENCES :

- Maîtrise de l'outil informatique / bureautique
- Maîtrise de l'outil CIRIL
- Maîtrise de l'outil gestion informatique de l'école de musique

SAVOIR FAIRE :

- Capacité d'écoute et de dialogue avec les parents, les enfants et les membres de l'équipe
- Savoir concevoir et mettre en forme des supports écrits de communication (interne et externe)
- Qualités rédactionnelles
- Bonne connaissance de l'animation socio-culturelle
- Connaissance de la réglementation liée à l'accueil de mineurs et la mise en oeuvre d'activités

SAVOIR ETRE:

- Discrétion professionnelle
- Sens du service public
- Adaptabilité
- Rigueur, organisation
- Capacité à travailler en équipe

EC20779
Avantages collectifs au travail
AGENT ADMINISTRATIF H/F
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Amicale du personnel
- Prise en charge frais déplacement formation
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- ARTT
- Autorisations spéciales d'absence
- RIFSEEP

Description de la collectivité

La Ville d'Arcachon est située dans le Département de la Gironde en région Nouvelle Aquitaine et compte 11 579 habitants.
La Ville est surclassée 80 000 à 150 000 habitants. Elle emploie actuellement 380 agents.
La commune est membre de la Communauté d'Agglomération du Bassin d'Arcachon Sud (COBAS).
Station balnéaire et port de pêche, la ville est desservie par les voies routières et de chemin de fer et par un réseau de bus.