Agent d'Accueil et de Secrétariat - Groissiat H/F

Communes

Sous la responsabilité de la Secrétaire générale de Mairie, l'agent d'accueil et de secrétariat a pour rôle d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population. Il accomplit des missions de gestion du courrier, de secrétariat et d'Etat Civil.

- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
- Renseigner sur l'organisation des services de la commune ;
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Gérer l'affichage d'informations ;
- Rédiger des notes et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet, ...)
Gestion du courrier arrivé :
- Courrier postal : enregistrement.
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
Courrier au départ :
Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir. Tenir le registre
- Tenir le planning de réservation des salles de la commune.
- Assurer la commande des fournitures administratives.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs papier ou scannés.
- Actes d'Etat civil
- Urbanisme : Enregistrer et transmettre les dossiers d'urbanisme au service instructeur. Assurer la diffusion des décisions. Assurer l'affichage. Compléter les demandes de renseignements d'urbanisme.