Assistant - Assistante de Direction H/F EPNAK

Missions : Directement rattaché(e) à la directrice adjointe de l'unité, l'assistant(e) de direction a la charge de la gestion et de l'organisation administrative de sa direction. Il/Elle assiste la directrice afin d'optimiser la gestion de son activité. Il/Elle lui apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

A ce titre, ses activités principales sont les suivantes :

Organiser la vie professionnelle de la directrice adjointe :

- Organiser l'agenda, prendre les rendez-vous en fonction des priorités,
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages,
- Organiser les déplacements, les réservations et la logistique diverse.

Tenir un secrétariat :

- Recevoir, collecter et traiter l'information pour en assurer la transmission,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Participer et assurer la coordination du service de maintenance.

Suivre les projets et activités de la direction :

- Assurer la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers,
- Renseigner et mettre à jour les divers tableaux de suivi des activités de sa direction,
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs,
- Contribuer à la fluidité et au partage de l'information, en assurant la diffusion des informations institutionnelles et administratives parfois confidentielles auprès du personnel de la direction.

Organiser, animer et planifier des réunions :

- Organiser la logistique de réunions ou d'évènements,
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la directrice,
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus des réunions.

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique :

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (rapports d'activités, présentations diverses...),
- Préparer la rédaction de courriers, de notes...
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

Participer à la gestion administrative du personnel :

- Effectuer le suivi des plannings, des différents types de congés et autorisations d'absences,
- Participer à l'organisation logistique des réunions ou événements,
- Participer, en lien avec la DRH, à la gestion administrative du personnel (demande et suivi de contrats, gestion des absences, déclaration accident de travail, visite médicale, variables de paies...),
- Participer, en lien avec la DRH à la rédaction et à la diffusion des offres d'emplois de son unité et assurer les réponses aux candidats,
- Participer en lien avec la DRH, à l'organisation et à la gestion administrative des formations,
- Participer à l'organisation des déplacements du personnel et organiser l'accueil des nouveaux collaborateurs.

S'impliquer dans la vie et le projet de l'unité :

- Participer aux réunions institutionnelles et organisationnelles et aux temps forts de la direction ou des unités (projets, portes ouvertes...),
- Représenter l'établissement sur le territoire et contribuer au développement de la communication, porter et valoriser l'image de l'EPNAK.