Secretaire Administrative d'Établissement Pe - Pantin H/F

Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du(de la) responsable de l'établissement, la secrétaire assure l'accueil des familles et du public, réalise des missions de secrétariat et de gestion administrative et financière, et contribue à la vie d'équipe et à la circulation de l'information au sein de l'établissement

Garantir la continuité de l'accueil des usagers et partenaires et du secrétariat
* Renseigner, Mettre en relation et Orienter
* Accueil physique
* Accueil téléphonique
* Suivre les différents courriers et demandes et la réponse à ces sollicitations
* Assurer la mise à jour et la gestion de l'agenda du(de la) responsable et suivre la planification des réunions
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer des missions de gestion administrative et financière
* Vérifier et saisir les présences des enfants
* Suivre, mettre à jour et transmettre les différents tableaux de bord (financiers, d'activité, de présence du personnel...)
* Élaborer les factures ; préparer, suivre et participer le cas échéant à l'encaissement des participations familiales ( fonction de régisseur suppléant possible)
* Suivre la préparation et l'exécution budgétaire
* Suivre les commandes et les factures des fournisseurs
* Concevoir et diffuser des outils communs pour l'établissement
* Réaliser diverses tâches bureautiques et informatiques : courriers pour les familles, saisies diverses...
- Participer à la vie de l'établissement et contribuer à la circulation de l'information
* Mettre à jour régulièrement l'affichage et la documentation pour le public
* Participer à la régulation du travail en assistant, si besoin, aux réunions d'équipe
* Participer à la mise en ½uvre et à l'évolution du projet d'établissement par la contribution active aux temps de réflexion collective (journées pédagogiques...) et événements particuliers (moments festifs avec les familles...)
* Participer le cas échéant à l'accueil de stagiaires, en collaboration avec le reste de l'équipe