Stage - Gestion Documentaire H/F Bouygues Construction

Vous intégrerez la Direction Transformation & Performance de Bouygues Travaux Publics, et plus spécifiquement l'équipe Knowledge Management (KM). Le Knowledge Management correspond à la cellule de Gestion des Connaissances de l'entreprise.

Vos missions conssisteront à réaliser la Gestion Documentaire de deux bases documentaires principales :

- La base des données traitées dans le cadre du Knowledge Management (base KM)
- La base des données du « Portail Projet », centralisant la documentation essentielle de l'entreprise, nécessaire tout au long de la vie d'un projet.

Ces bases sont actuellement gérées sous Sharepoint.

Dans le cadre de la gestion de ces deux bases, il réalisera les missions principales suivantes :

- Enregistrer les rapports de fin de chantier/activités issus des chantiers en France et à l'International : téléchargement, mise en conformité avec la charte graphique, codification, recueil de métadonnées, enregistrement des fichiers, mise à jour de la liste de rapports.
- Suivre l'avancement du processus de validation des rapports et alerter en cas d'écart.
- Harmoniser la documentation du Knowledge Management selon la procédure en vigueur.
- Codifier les documents nouveaux du Portail Projet selon les règles internes de gestion documentaire.
- Assurer le suivi des mises à jour des documents applicables du Portail : participation aux revues documentaires avec les référents des domaines, suivi de la traçabilité des documents transmis, mise à jour des documents.
- Gérer et contrôler les droits d'accès sur les plateformes de stockage.
- Participer à l'amélioration continue de la gestion documentaire et de l'ergonomie des plateformes de stockage.

Votre profil :

Vous êtes en Bac +2 ou Bac +3 en gestion documentaire, assistanat, ou administration.

Vous maitrisez les outils bureacratiques (Word, Excel) et la maitrise des outils informatiques comme Sharepoint, OneDrive est un + !

Vous faites preuves de rigueur dans l'execution des tâches, vous avez le sens de la confidentialité (indipensable pour la gestion de documents à caractère sensible)

Vous faites preuve d'esprit d'équipe et adoptez une attitute positive.

Dans ce cas, n'hésitez pas à postuler et à nous rejoindre ! Poste basé à GUYANCOURT (78)