Chargé d'Office & Expérience Collaborateurs H/F Hana Group

Rattaché.e au Responsable Ressources Humaines Siège, votre mission principale est de gérer, optimiser l'office mais également assister la direction dans certaines missions tout en veillant à garder une totale confidentialité des sujets.

1. Chargé(e) d'accueil :

- Accueil / Réception (téléphonique et physique) et gestion des rendez-vous du siège
- Courrier / colis / gestion du contrat avec la poste
- Commande des repas pour des réunions d'équipe
- Commande de fournitures de bureau
- Commande et gestion de taxis
- Gestion de la machine à café (commandes et gestion de relation avec le prestataire)
- Gestion des prestataires: ménage, le gestionnaire de l'immeuble (badge, chauffage, lumière, partie commune), plantes, fontaine à eau etc.
- Vérification tarifaire pour chaque voyage en fonction de la politique de voyage
- Réservations exceptionnelles

2. Gérer la facturation du département RH et de l'Office

- Gérer les relations avec les différents prestataires concernant la facturation
- Saisir les demandes d'achat sur D365 et faire la réception

3. Optimiser la gestion (Assistanat de direction)

- Gérer en autonomie des agendas relativement complexes avec, par exemple, l'organisation de réunions internationales avec des zones géographiques et des fuseaux horaires différents
- Développer des relations avec les bureaux/assistants exécutifs de nos principaux clients afin de faciliter l'organisation de réunions régulières
- Gérer leurs prises de rendez-vous externes
- Organiser les déplacements et prendre en charge les notes de frais
- Organiser et préparer leurs réunions de travail, lorsqu'il est nécessaire de réserver des salles, d'inviter plusieurs participants
- Prendre les notes lors de réunions et éditer les procès-verbaux.
- Fournir un soutien administratif sur les projets clés (demander et systématiser l'information ; éditer des rapports, suivre de manière proactive l'ordre du jour correspondant, préparer les dossiers nécessaires pour les réunions des projets clés).
- Fournir le soutien nécessaire au support administratif dans le cadre des procédures internes ou externes liées à la fonction (carte de visite, visa, carte de résident, services de relocalisation, etc.)