Agente - Agent Technique Polyvalent - Coordinateur Fonctionnement - Site Palais Royal H/F

Conseil d'Etat

VOTRE ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :

Missions du cabinet :

Le cabinet est organisé en un pôle «Secrétariat-Protocole», un bureau «Organisation-Événements» etun bureau «Fonctionnement et Moyens», dont les missions sont principalement des activités d'organisation et de fonctionnement budgétaire et logistique.

Missions du bureau :

Le bureau «Fonctionnement et Moyens»a trois pôles: administratif, technique et cafétéria (10 agents).
Il recouvre toutes les prestations de services du fonctionnement courant du Conseil d'Etat, de l'organisation des assemblées générales au suivi du budget du cabinet, de la logistique à la gestion des marchés publics du cabinet(restauration, courrier, standard, reprographie, véhicules, fourniture

VOS MISSIONS :

Sous l'autorité de la cheffe du bureau et de son adjointe,vousêtes lacoordinatrice / le coordinateur fonctionnement du site Palais Royal dans les domaines suivants:

1/ Gestion du courrier à l'arrivée et au départ : réception, tri et distribution du courrier dans les services, numérisation de courrier dans l'application de gestion électronique du courrier (Elise), affranchissement, réorientation des courriers, préparation des navettes courrier entre les sites de Richelieu et du Palais-Royal, ainsi que vers le centre de formation de la juridiction administrative et liaison jusqu'à Montreuil;

2/ Gestion des salles de travail des membres du Conseil d'Etat: installation et accueil matériel, changements de place et déménagement des membres dans les salles de travail sous la supervision directe de la cheffe de cabinet;

3/ Gestion des fournitures spécifiques: suivi des stocks, commandes et réception des livraisons, bonbonnes d'eau, approvisionnement des salles de travail en fournitures dans les services;

4/ Accompagnement des prestataires extérieurs: suivi du calendrier des livraisons de matériels et consommables, organisation et réception de la livraison (date, horaire, modalités de livraison), escorte du prestataire dans les locaux du Conseil d'Etat en lien avec le pôle sécurité;

5/ Gestion et suivi des demandes d'intervention: dépannage des machines à café, des distributeurs de friandises et des fontaines à eau notamment ;

6/ Appui à la gestion des séances d'assemblée générale, de commissions permanentes et des remises de décorations : préparation des salles et vérification du fonctionnement du matériel; accueil physique des personnes (membres du Conseil d'Etat, stagiaires)

7/ Rédaction et mise à jour des fiches de procédure et tableaux de suivi.

8/ Réalisation de travaux de reprographie:vous pourrez être amené(e) à collaborer aux autres activités du bureau, où une polyvalence sur les tâches réalisées est attendue.

Vous pourrez être amené(e) à effectuer des remplacements occasionnellement au sein du bureau.

Pas de télétravail possible.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1: Cheffe du bureau fonctionnement et moyens

N+2: Cheffe de cabinet