Chef de Service Secrétariat Général H/F

A.D.R.H Accompagnement Diversite Rehabil

Mission du service :Soutenir les activités des services opérationnels et de la DG par la prise en charge d'activités et de fonctions support transversales et nécessaires au bon fonctionnement de l'association et à sa conformité globale
Appellation conventionnelle : Cadre Classe 2 niveau 3
Le/la Chef(fe) de service est un cadre de coordination. Ses missions : assurer le fonctionnement quotidien des fonctions support (administration, compta, logistique/maintenance, contrôle de gestion opérationnel, Qualité) et encadrer l'équipe support afin de garantir la fiabilité des données, la conformité des procédures et la qualité du service rendu aux équipes et à la DG à laquelle il est rattaché
Organisation & coordination des fonctions support :Déployer et faire respecter les procédures internes (compta, paie, achats, logistique, Qualité)/Superviser la gestion administrative courante (dossiers, contrats, archivage, échéances)/Contrôler la qualité et la conformité des documents et des flux d'information
Comptabilité & trésorerie - volet opérationnel :Superviser la comptabilité : s'assurer de la préparation et la transmission des pièces comptables &le contrôle de cohérence des écritures en lien avec l'expert-comptable. Vérifier les états financiers périodiques, rapprochements bancaires, préparer les situations mensuelles, intermédiaires et annuelles en lien avec la DG/Gérer la trésorerie de l'association : Assurer le suivi quotidien (rapprochements, prévisions à court terme) et alerter la DG en cas d'écart significatif/Suivre et contrôler les actifs de l'association/Superviser la facturation et/ou le bon suivi des obligations en matière de conventions financières le cas échéant, (échéances, créances clients.) dans le cadre défini par la DG/Suivre &contrôler les activités de paie
Contrôle de gestion - opérationnel :Construire &mettre à jour les tabx de bord (activité, charges/produits, indicateurs de performance)/Collecter les données nécessaires à l'élaboration des budgets en lien avec la DG et les directions de service. Suivre et présenter les réalisations par rapport aux prévisions définies par la DG/Analyser les écarts et collaborer à la mise en oeuvre de mesures correctives en lien avec les validations de la DG. Mettre en oeuvre les décisions ou arbitrages validés par la DG/Apporter un appui aux responsables de service dans le cadre des prévisions 1objectifs des services (cadre méthodologique et gabarits) sans décision stratégique
Gestion administrative, juridique et règlementaire :Assurer le respect du cadre légal et réglementaire/Assurer la préparation logistique &documentaire des instances de gouvernance, sous l'autorité du DG/Rédiger et diffuser les actes et décisions de la Direction générale (PV, notes de services, communiqués, informations au personnel.)/Organiser la logistique des instances de pilotage de l'association/S'assurer du maintien des systèmes qualité de l'association et des certifications. Participer à l'ISO 9001/Superviser et s'assurer du maintien des règles RGPD/Assurer le suivi admin des dossiers contentieux en lien avec l'avocat et la DG
Gestion logistique et maintenance :Suivre la maintenance des bâtiments (travx, contrôles réglementaires, sécurité)/Gérer la flotte de véhicules (entretien, assurances, suivi des coûts)/Organiser la mise à disposition et la maintenance des équipements informatiques et bureautiques (hors logiciels métiers)/Suivre &contrôler les achats et approvisionnements/Suivre les tablx de suivi logistique (inventaires, échéances, coûts)/Suivre les contrats fournisseurs divers
Animation de l'équipe :Animer &manager l'équipe (planning répartition, contrôle d'exécution)/Organiser &suivre les activités du service/Animer des réunions, développer la polyvalence et accompagner les compétences