Chargé d'Organisation Séjours Smr H/F

Aide aux Jeunes Diabetiques

Vous êtes rattaché au Pôle SMR (Soins Médicaux et de Réadaptation). Les SMR ont comme objectif, dans le cadre de séjours organisés durant les vacances scolaires, d'apprendre aux enfants ayant un diabète de type 1 à se soigner (éducation thérapeutique) et ainsi leur permettre d'acquérir une plus grande autonomie dans la gestion de leur maladie. 1200 enfants participent aux séjours de l'AJD chaque année.

Vos principales missions seront :

1 - Gestion logistique et documentaire des séjours
- Organiser la logistique des transports des séjours : définir les modalités et le planning, faire les réservations auprès des différents prestataires, vérifier les devis, faire le lien avec le service comptabilité pour la facturation
- Organisation de l'acheminement des médicaments et du matériel sur chaque centre : réservation des prestataires, suivi de la facturation
- Gestion des DASRI : organisation de l'élimination des déchets, dont la traçabilité
- Organisation de la mise à disposition de véhicules pour les séjours : réservation, suivi de la facturation
- Assurer le recueil de tous les documents administratifs et/ou règlementaire en lien avec le fonctionnement d'un ACM (caisse, liste d'émargements.)
- Gestion des départs et des retours des séjours (préparer les documents nécessaires, assurer une présence sur les quais de gare pour accueillir les jeunes et les équipes)
- Gestion administrative post-séjour (caisse et notes de frais.)

2- Gestion logistique et administrative des réunions du personnel temporaire
- Réserver les locaux (salles de réunion et hôtellerie) nécessaires à l'organisation de ces réunions
- Organiser la restauration de ces réunions (réservation restaurant, achats.)
- Assurer l'inscription des participants : envoi de l'invitation et du programme, suivi des inscrits, établissement des listes de présence.
- Recueillir et analyser les évaluations de ces réunions
- Saisie des notes de frais après les réunions

3- Gestion du matériel d'Education thérapeutique pour les séjours SSR
- Réaliser l'inventaire annuel du matériel d'Education thérapeutique
- Alerter sur les besoins de réimpression, commandes, créations
- Gérer l'impression des documents ETP (livret, conducteurs de séances.)
- Gérer la préparation et la mise à jour des classeurs et pochettes ETP
- Préparer les malles d'ETP
- Préparer les colis pour envoi du matériel sur les centres
- Inventaire en fin d'année du matériel

4- Missions spécifiques pendant la période des séjours
- Gérer les blogs des séjours : activation des blogs, mise en ligne des premiers messages, correction des messages, validation des messages (texte et photos)
- Assurer l'archivage des photos des blogs
- Gérer les demandes de mot de passe et du formulaire contact

5- Missions de support, selon les besoins
- Support de la Coordinatrice RH et Recrutement : saisie de dossiers RH, saisie et analyse des évaluations.)
- Support de la gestionnaire administrative des séjours : saisie des chèques des familles sur le logiciel Medsphère, aide à la préparation et l'envoi des convocations
- Support de l'accueil téléphonique des familles, réponses et renseignements sur les séjours et sur les activités de l'association.

PROFIL
Vous avez une première expérience significative dans l'organisation d'évènements, idéalement dans le secteur médico-social.
Autonome dans votre travail, vous savez faire preuve d'une grande rigueur et suivre plusieurs dossiers en même temps. Vous avez le sens du travail en équipe. Vous savez vous adapter et trouver des solutions concrètes.
Vous maîtrisez les logiciels de bureautique Excel et Word.

TYPE DE CONTRAT, PÉRIODE ET LIEU
Poste à pourvoir début décembre 2025.
Travail pendant une dizaine de week-end par an, en lien avec les réunions du personnel temporaire et l'organisation des séjours. Présence requise pendant les séjours (vacances scolaires).