Assistant Technique H/F LogiRys

L'assistant(e) technique participe à la gestion administrative d'opérations d'entretien, de maintenance et de rénovation du parc de résidences spécialisées (résidences étudiants, personnes âgées, personnes en situation de handicap, etc.). Il/Elle travaille en liaison étroite avec les responsables de programmes et le/la responsable du pôle maitrise d'ouvrage en vue d'assurer la pérennité du patrimoine, la sécurité des biens et des personnes et la qualité du service rendu aux gestionnaires des résidences.

MISSIONS

Participer à la gestion administrative d'opérations d'entretien, de maintenance et de rénovation du parc de résidences spécialisés (travaux d'entretien courant, de GEP/GENP, travaux d'investissement)

- Emettre les demandes de devis auprès des entreprises
- Saisir les bons de commandes et/ou ordres de service, suivre les délais d'intervention
- Participer au contrôle des travaux par des visites du patrimoine et/ou vérifier auprès des gestionnaires la bonne exécution des travaux avant validation des factures
- Assurer les relances (ordres de service et bons de commande non facturés, doublons, factures non reçues, etc.)
- Prendre en charge le suivi de dossiers spécifiques (diagnostics divers, etc.)

Prendre en charge les sollicitations des gestionnaires des résidences en matière technique

Assurer le suivi administratif (et technique de premier niveau) des sinistres dégâts des eaux et dommages-ouvrages

- Etablir les courriers, les comptes-rendus de réunions ou d'expertises, émettre les ordres de services
- Assurer le lien avec l'expert mandaté par l'assureur, le courtier et si besoin l'assureur
- Veiller à l'avancement régulier des dossiers, alerter le responsable de programmes en cas de difficultés
- Procéder à l'archivage des différentes pièces des dossiers liés aux sinistres

Assurer le suivi des opérations amortissables via le logiciel Tégia

- Procéder à l'enregistrement des factures, à leur répartition sur les différents postes, et au suivi de la facturation
- Veiller au respect des délais de paiement des fournisseurs

Assurer le secrétariat technique au quotidien

- Réaliser l'accueil physique et téléphonique, organiser les réunions, gérer les agendas
- Traiter le courrier (réception, transmission et suivi)
- Rédiger courriers, notes, comptes-rendus de réunions
- Assurer le classement et l'archivage de tout document afférent au patrimoine
- Participer à la mise à jour des bases de données

Assurer le suivi des tableaux de bord de l'activité du secteur (budgets, activités...)