Secrétaire de Direction - Formation H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Poste à 50% secrétariat de direction, 50% assistante formation

Mission principale :

Au sein du cabinet, sous l'autorité de la cheffe de cabinet, assurer le secrétariat de la directrice générale, du directeur adjoint et apporter un soutien administratif aux services transversaux du Crous, plus particulièrement le service RH - Formation.

Activités principales :

Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriels de la boite de messagerie
Assurer l'interface avec l'interne (la direction, les chefs des services centraux et les directeurs d'unités de Gestion) et l'externe (les usagers, les partenaires, etc...)
Assurer la gestion de l'agenda et assurer l'organisation logistique des réunions et des événements.
Gérer le suivi du courrier
Suivi des paramétrages de I-parapheur
Établir les autorisations de conduite, les ordres de mission hors formation pour les agents du Crous, tenir à jour l'annuaire et les rubriques concernant la direction dans l'intranet
Organiser les déplacements de la directrice générale et du directeur adjoint, et ponctuellement de l'équipe de direction
En cas d'absence de la cheffe de cabinet, préparer les réunions de direction et en assurer le secrétariat
Suppléer la cheffe de cabinet en son absence pour les tâches d'administration courantes

Activités associées:

Assurer le suivi des formations organisées par le Centre National de Formation (diffusion, inscription)
Assurer la mise en oeuvre logistique des formations se déroulant à Strasbourg
Procéder au recueil des besoins exprimés lors des entretiens professionnels
Assister le responsable régional de formation dans la mise en application du plan régional de formation

Connaissances :

Maitrise de l'outil informatique, Word, Excel, Outlook,
Connaissance sur le fonctionnement du service public et du Crous, des collectivités locales, de l'enseignement supérieur et du réseau des Crous,
Maitrise des techniques rédactionnelles

Compétences opérationnelles :

Avoir le sens de l'organisation
Savoir rendre compte et transmettre l'information
Avoir le sens de l'initiative
Savoir anticiper les besoins et avis de la direction
Travailler en équipe
Structurer son travail
Savoir planifier et respecter les délais
Utiliser les outils bureautiques
Savoir gérer les aléas

Compétences comportementales :

Savoir communiquer
Savoir gérer son stress
Être discret et respecter la confidentialité
Avoir le sens du service public.