Assistant Services à la Population - St Chinian H/F

Fonction publique Territoriale

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Sous la hiérarchie directe de la Directrice Générale des Services, l'agent polyvalent assure les missions suivantes :
* Accueil physique et téléphonique des usagers à l'hôtel de ville, avec professionnalisme et bienveillance.
* Etat-civil : Instruction et rédaction des actes, mariages, naissances, décès, reconnaissances, parrainages civils, PACS, changements de nom et de prénoms, transcriptions d'actes, etc...
* Appui au service Passeport / Carte Nationale d'Identité (CNI) en binôme, pour le traitement des demandes.
* Gestion de démarches administratives en lien avec les différents services de la collectivité.
* Traitement du courrier entrant et sortant, en coordination avec le gestionnaire du service postal.
* Suivi des moyens matériels : gestion des fournitures, réservation de salles, documentation interne.

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :
* Accueil bienveillant et professionnel des usagers au guichet ou par téléphone ;
* Renseigner et orienter le public ;
* Identifier et gérer la demande selon son besoin de temporalité.
2. Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
* Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner les usagers
* Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et des institutions administratives rattachées (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ;
* Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité ;
* Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs et formulaires selon les demandes.
3. Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
* Assurer le traitement des courriers départ (mettre sous pli et affranchir) ;
* Constituer, actualiser et diffuser la documentation mise à disposition du public.
4. Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
* Gérer les photocopies pour les associations (assurer le suivi annuel des compteurs) ;
* Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent ;
5. Assurer un soutien administratif pour les services de la collectivité (administration générale, état civil, régie, élection, recensement)