Responsable Système et Référentiels de Gestion des Formations - Ref 1093 H/F ISAE Supaero

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis proposition de CDI).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État, notamment son article L.332-2-2 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'État".

Contexte

L'ISAE-SUPAERO est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

La direction des formations est chargée de toutes les actions de formation (formations ingénieur - généraliste et de spécialités - masters et mastères spécialisés). Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l'offre de formation et l'accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel.

Son activité s'exerce principalement à travers le pilotage et la mise en oeuvre du processus former :

- Concevoir et faire évoluer l'offre de formation

- Recruter, inscrire et administrer les étudiants

- Dispenser la formation

- Diplômer les étudiants

Une particularité forte de la Direction des Formations dans ses missions est sa position d'interface multiple d'une part, avec la direction de l'ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres directions de l'Institut, les services de soutien et d'autre part, avec l'ensemble des étudiants d'origines académiques et géographiques variées, les nombreux intervenants extérieurs, et les établissements de formation et de recherche partenaires en France et à l'étranger.

Mission de la Direction des Formations

- Gérer l'ensemble des formations délivrées par l'Institut à l'exception de la formation doctorale

- Piloter, organiser et mettre en oeuvre toutes les actions de formation des apprenants en assurant le suivi de leur formation jusqu'à leur diplomation.

- Traiter et administrer les candidatures des admis sur Titres, formation d'ingénieur par apprentissage, Master et Mastères spécialisés, et d'assurer l'inscription administrative et pédagogique de tous les apprenants sélectionnés au cours du process d'admission.

- Apporter le conseil, l'expertise, la veille et l'accompagnement concernant l'innovation pédagogique et la transformation numérique de l'enseignement.

- Piloter et coordonner les activités :

· Des personnels administratifs et d'encadrement pédagogique qui lui sont rattachés organiquement

· Des services « Vie académique » / « IDEA » / « Professionnalisation »

· De la cellule « Budget » de la DF

Missions liées au poste

Au sein de la direction des formations, la cellule SI-DF est composée de deux personnes : le Responsable SRGF et un adjoint. Sous l'autorité de son Responsable, elle est chargée de piloter le déploiement opérationnel et l'utilisation du système de gestion de l'information de la direction de formation. Elle joue un rôle crucial dans l'amélioration continue du référentiel d'information, en garantissant la qualité, l'intégrité et la sécurité des données avec les équipes administratives. En tant que maître d'ouvrage informatique, le Responsable SRGF veille à ce que les besoins des utilisateurs soient traduits en solutions numériques performantes et adaptées, tout en optimisant et en simplifiant les processus de gestion à travers la digitalisation. Il est également l'interface clé avec le service des systèmes d'information, assurant une intégration harmonieuse des technologies.

Plus spécifiquement, le titulaire développera les activités suivantes :

1.En lien avec l'équipe projet, pilotage du déploiement de l'ERP Scolarité :

o Assurer la maîtrise d'ouvrage du nouvel ERP Scolarité (basé sur la solution AURIGA) en garantissant l'adéquation des solutions numériques avec les besoins des utilisateurs de l'ensemble de l'ISAE-SUPAERO.

o Rédiger des cahiers des charges fonctionnels et traduire les besoins métiers en spécifications techniques précises.

o Accompagner le paramétrage de la solution.

o Servir de point de contact principal entre la direction de la formation et le service des systèmes d'information pour les aspects administratifs.

o Piloter le déploiement opérationnel de l'ERP Scolarité, en assurant la digitalisation et l'évolution des processus de gestion et de suivi de la direction de formation.

o Gérer le planning, les ressources et le budget du projet, tout en maintenant une communication claire et efficace avec toutes les parties prenantes.

o Piloter la transformation numérique des processus des équipes administratives pour optimiser l'efficacité et la simplicité des processus.

Accompagner au changement :

· Assurer la montée en compétence des équipes administratives sur et l'ERP Scolarité et les outils numériques afférents tant sur le volet technique d'utilisation que des modalités d'usages.

· Concevoir et mettre en oeuvre des programmes de formation adaptés pour favoriser une adoption rapide et efficace des outils numériques déployés.

· Assurer un support continu et réactif pour répondre aux besoins des utilisateurs et résoudre les problèmes rencontrés.

2.Responsabilité de la Qualité des Référentiels de Données :

o Superviser la qualité, l'intégrité des données du référentiel de gestion de direction de formation.

o Mettre en place des processus de contrôle et des audits réguliers pour garantir la fiabilité des informations.

o Exploiter les données pour produire des indicateurs performants et réduire les anomalies avec les équipes opérationnelles.

3.Innovation et Amélioration Continue :

o Promouvoir une culture d'innovation en explorant de nouvelles technologies et en proposant des améliorations continues aux systèmes administratifs.

o Analyser les retours des utilisateurs pour optimiser les solutions numériques.

4. Pilotage de l'activité de la cellule :

o Assurer l'interface avec le SI de l'établissement (émission et suivi des demandes de travaux numériques, participation aux réunions de coordination...)

o Maintenir les activités de la cellule sur les outils actuels avant et durant le transfert progressif vers le nouveau système (modélisation des formations, alimentation du dossier dématérialisé de l'étudiant, maintenance des tableaux de bord, assistance aux utilisateurs)

o Une fois le transfert fait, assurer la maintenance et continuer le développement du nouvel outil en fonction des besoins des formations et des utilisateurs.

o Maintenir les activités qui ne seront pas transférées sur le nouveau système (gestion du LMS pour la DF, gestion des partages et mailing lists, mise à jour des formations sur divers portails).