Secrétaire de Circonscription - Ien - Tarbes 65 H/F

Rectorat

Dans le cadre d'un départ à la retraite, l'académie de Toulouse recrute un(e) secrétaire de circonscription pour l'Inspection de l'Éducation nationale de Tarbes.

Le poste est à pourvoir du lundi 5 Janvier 2025, à temps complet.

Placée auprès de l'Inspecteur de l'Éducation nationale, la/le secrétaire de circonscription assure le suivi administratif et organisationnel d'une circonscription du 1er degré.
Elle travaille en lien avec une équipe composée de conseillers pédagogiques, de coordonnateurs de réseaux d'éducation prioritaire, d'animateurs et formateurs TICE, d'enseignants référents pour la scolarisation des élèves en situation de handicap, d'ERVS ainsi que de psychologues scolaires.

Missions principales

Gestion des remplacements et suivi des congés/absences des enseignants via les applications dédiées (AA1D, ARIA).
Suivi administratif : frais de déplacement, courrier, messagerie.
Accueil et traitement des sollicitations des différents partenaires (parents d'élèves, enseignants, institutions).
Préparation et suivi des documents nécessaires aux réunions de circonscription.
Appui administratif à la mise en oeuvre et au suivi de divers dossiers : stages de réussite, commissions de liaison 6e, dossiers SEGPA, maintiens/redoublements, passages anticipés, heures péri-éducatives, instruction à domicile, AESH, EILE.

Compétences attendues

Compétences professionnelles et techniques
Capacité à anticiper les besoins pour assurer la continuité du service.
Organisation et rigueur dans le suivi des dossiers et des échéances.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique) et adaptation aux logiciels spécifiques.
Gestion des attentes des usagers avec diplomatie et efficacité.
Transmission claire et fiable des informations auprès de l'IEN et des membres de l'équipe.
Autonomie dans la recherche d'informations réglementaires et administratives.
Classement pertinent et méthodique des dossiers.
Compétences relationnelles
Maîtrise de l'expression orale et écrite.
Sens de l'accueil, de l'écoute et de la médiation.
Capacité d'adaptation face à des situations variées (plaintes de parents, demandes urgentes, changements organisationnels).
Esprit d'équipe et sens de la coopération.
Motivation et prise d'initiative.

Conditions particulières d'exercice :

La/le secrétaire est le seul personnel administratif de l'équipe. Elle doit à la fois assurer des fonctions de secrétariat et être une véritable gestionnaire administrative sur plusieurs dossiers.

Profil recherché :

COMPÉTENCES PRINCIPALES :
-Discrétion, réserve, capacité d'écoute et grande loyauté.
-Discernement et diplomatie pour accueillir les premiers appels des familles, des partenaires, des enseignants.
-Disponibilité (notamment pour accepter les interruptions successives dans la tâche entreprise) autonomie, réactivité
-Rigueur et précision pour respecter les règles, délais et priorités définis par l'IEN, rendre compte de son action et des informations connues
-Maîtrise de des outils de communication et de l'outil informatique (Word, Excel, courrier électronique.)
-Connaissance des règles et procédures administratives (déroulement de carrière, de scolarité, d'activité scolaire.), des textes régissant les droits et devoir des enseignants et de l'organisation du système éducatif et des services
-Excellente maitrise de la langue française orale et écrite
-Expérience en gestion administrative souhaitée.
-Système éducatif du 1er degré et ses enjeux
-Connaissances des procédures en application dans le secteur
-Modes de fonctionnement des administrations publiques