Assistante Administrative Secrétariat Partagé de la Direction Générale H/F

Fonction publique Territoriale

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au coeur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux

Assurer le secrétariat partagé des directeurs généraux et du directeur général du service ainsi que l' accueil physique et téléphonique :

Organisation des agendas de la direction générale : Organiser les rendez vous et en assurer le suivi
Planifier les ressources
Préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vous
Organiser les déplacements
Assurer la gestion des ordres de mission Traitement et diffusion de l'information -
secrétariat : Enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrier
Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivité
Réaliser du reporting, assurer l'interface avec l'ensemble des services
Concevoir et alimenter des outils de suivi ,
Mettre en forme et saisir tout document administratif
Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers
Assurer la gestion des fournitures
Accueil physique et téléphonique : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur concerné

Jours travaillés et horaires spécifiques : ce poste nécessite régulièrement une présence jusque 18h parfois plus si urgence, la personne retenue pourra travailler sur 4,5 ou 5 jours/semaine tout en ayant l'obligation d'être présente le samedi matin et le lundi après -midi