Assistant Administratif·ive à la Maison Ouverte des Services pour l'Allemagne H/F

Fonction publique Territoriale

Assistant administratif à la Maison Ouverte des Services pour l'Allemagne

Missions Globales du poste :
Accueil physique et téléphonique du public
Traitement des dossiers et saisie de documents
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Planification et suivi

Activités principales :
1) Accueil physique et téléphonique du public
Informer les usagers sur les procédures
Orienter et informer le public vers l'intercoluteur ou le service compétent
Répondre aux appels téléphoniques et prendre en charge les messages
Recevoir et orienter les demandes
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Effectuer les permanences extérieures en cas d'absence de la responsable
Rechercher et diffuser des informations
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

2)Traitement des dossiers et saisie des documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Rédiger des documents administratifs et notes synthétiques
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès verbaux de réunion

3) Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Identifier les sources de documentation
Gère le stock du fonds documentaire

4) Planification et suivi
Gérer l'agenda de la responsable et des partenaires présents dans la MOSA le cas échéant, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service - statistiques de fréquentation, domaines concernés etc
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Assiste la responsable dans le suivi et la mise en ½uvre des partenariats transfrontaliers.

Activités secondaires :
Suivi de la presse allemande