Assistant de Direction H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif VOS MISSIONS PRINCIPALES :
L'assistante de direction assure une mission sur deux pôles (pôle cardio-vasculaire et pulmonaire, ainsi que le pôle imagerie et les explorations fonctionnelles). Une continuité d'activité pourra être assurée en lien avec l'assistante de Fontan en période de congés. Son bureau se situe au 2e étage au sein du bâtiment de l'Institut Cur Poumon. L'assistante est une porte d'entrée avec un rôle d'orientation, d'information, d'accueil,

L'assistante de Direction assure pour la Directrice de pôle, les cadres Gestionnaires, les cadres supérieurs, une mission organisationnelle (gestion des agendas, programmation de réunions, bureau pôle, comité managérial, AG pôle,).
L'assistante de direction est également en charge de la bonne diffusion des informations (envoi de mails, transfert courriers, archivage des documents au sein du pôle,).
L'assistante de Direction vient également en appui pour la préparation de réunions (ordre du jour, compte-rendu, supports,).
L'assistante sera impliquée également dans le suivi des dossiers des pôles (fermeture de lits, plaintes patients, courriers Elise, tableau suivi des conventions,)

Interlocutrice privilégiée du Chef de Pôle, des Chefs de service, médecins du Pôle, des cadres et cadres supérieurs de santé, (relations quotidiennes, ..).

TACHES PRINCIPALES

- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Préparation des dossiers, formalisation et reproduction de documents
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Organisation des rendez-vous, tenue d'agenda et des plannings d'activité
- Organisation des réunions : préparation de l'ordre du jour, gestion des salles de réunion et du matériel
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics
- Gestion des salles de réunions situées au 4° étage du bâtiment

Profil recherché :

- Etre diplômé.e d'un Bac STG (secrétariat et technique de gestion) / ou d'un DUT gestion des entreprises et des administrations
- Maîtriser les outils de bureautique / le pack office : word, powerpoint, excel etc..
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Savoir rendre compte sur le suivi des dossiers
- Savoir assurer des transmissions
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe/ en réseau
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
gestion d'agenda
organiser et prioriser les activités de secrétariat
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel