Assistant - Secrétaire de Direction du Bureau Spib-1A H/F

Ministere de Leconomie, des Finances et

Les missions du bureau SPIB-1A s'exercent au sein de trois pôles :
- le pôle « Performance - Pilotage et animation du contrôle degestion » (7 agents)
- le pôle « Pilotage de l'efficience et outils du contrôle de gestion » (8 agents)
- le pôle « Stratégie - Pilotage duCadres d'Objectifs et de Moyens (COM), Simplifications, Coordination et Soutien au réseau » (5 agents)

Le rôle de l'assistant(e)/Direction consiste à assurer les tâches dévolues traditionnellement au secrétariat de la sous-direction SPIB1 « Sous-direction Stratégie, Pilotage et Contrôle de gestion » et du bureau SPIB-1A.
- gérer la messagerie de la sous-direction et du bureau SPIB-1A
- collecter le courrier entrant et sortant, en assurer le suivi et la diffusion
- coordonner des dossiers avec le secrétariat de la cheffe de service SPIB, le cabinet de la Directrice Générale ;
- liaison avec les secrétariats du service SPiB ainsi que des autres bureaux de centrale, relations avec le réseau de la DGFiP
- assurer la diffusion des notes du bureau, fiches internes et messages, en soutien des équipes ;
- organiser les réunions en présentiel ou au format hybride (audioconférences/visioconférences) et contribuer à la préparationd'évènements en soutien de l'équipe PERFormance - Animation du contrôle de gestion
- assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs et visiteurs ;
- gérer l'agenda de la cheffe de bureau et de son adjointe

Autres tâches récurrentes :
- en bonne entente avec les autres assistantes des sous-directions, il/elle assure l'intérim de manière occasionnelle pendant lesabsences et les congés et en cas de besoin
- appui aux travaux réalisés au sein des différents services du bureau SPiB-1A. A titre d'exemples : rédaction de comptes-rendus,participation aux travaux d'actualisation de guides, au dispositif rénové des simplifications sur IDGFIP, collecte des données dans lecadre de recensement.

Missions spécifiques :
- gestionnaire des congés et des temps dans l'outil de gestion des ressources humaines du bureau
- assurer les commandes de fournitures du bureau
- suivi budgétaire des dépenses du bureau
- publication des fiches de poste et organisation des procédures de recrutement du bureau SPIB-1A.

Savoir-faire :
- Excellente connaissance des outils de bureautique et collaboratifs (traitement de texte, tableur, conception présentation etdiaporama sous Open Office et/ou Office)
- Sens de la communication
- Appétence pour le travail en équipe
- Capacités rédactionnelles confirmées