Responsable Si Achats H/F

Cite Internation Universitaire de Paris

Contexte du recrutement

Compte tenu de ces nombreuses activités, le nombre d'engagements de dépenses et de factures est significatif. Ils sont traités via un SI Purchase to Pay (éditeur actuel : Corcentric).

La CIUP souhaite gagner en efficacité dans le traitement des commandes et des factures, afin d'effectuer les règlements fournisseurs plus rapidement.

Elle souhaite aussi optimiser l'utilisation du SI pour un gain de productivité et une meilleure performance du process complet des achats, de la commande au paiement de la facture.

Les missions

Le responsable SI Achats exerce ses missions sous la direction de la directrice des affaires juridiques et des achats, en étroite collaboration avec la direction financière (comptabilité fournisseurs et contrôle de gestion).

Il est en charge des missions suivantes :
- Administration du SI Achats :

- Maîtriser le paramétrage et le fonctionnement du SI Achats
- Gérer les règles du SI Achats (approbation, factures sans commande, nomenclature)
- Former les utilisateurs internes en continu sur l'utilisation du SI Achats
- Accompagner les utilisateurs dans le respect des bonnes pratiques de gestion
- Travailler avec la direction des achats pour l'optimisation des fonctionnalités métiers du SI (catalogues, punch out, règles d'approbation, codes comptables ...) ainsi que l'analyse des données
- Être l'interlocuteur en interne et auprès de l'éditeur pour toute question sur le SI Achats
- Traiter et suivre les tickets adressés au service support de l'éditeur.
- Etablir et mettre en place une nouvelle nomenclature des achats
- Être chef de projet pour la mise en place du nouvel outil SI Achats (GO LIVE fin 2026)

- Référencement des fournisseurs :

- En lien avec la directrice des achats et les utilisateurs internes, proposer des solutions pour mieux piloter les fournisseurs et en maîtriser le volume dans le SI Achats
- Participer ainsi au référencement de fournisseurs
- Contribuer au respect de l'obligation de vigilance de la CIUP (via la plateforme HIVEO actuellement) en mettant en place des process efficients de vérification

- Appui à la direction financière :

- Aider la comptabilité fournisseur pour les factures ne pouvant pas être réconciliées pour cause d'erreurs dans le SI Achats (commandes non réceptionnées, écart dans les montants, erreur dans le n° de commande, etc.)
- Pour ces dossiers, être la personne facilitante entre la comptabilité fournisseurs et les utilisateurs internes
- Appui au contrôle de gestion pour les imputations budgétaires

La liste des missions n'est pas limitative.

Formation et/ou expérience significative dans le domaine de la comptabilité fournisseurs et des achats, avec une compétence et une expérience avérées dans l'administration d'un SI Purchase to Pay.

Expérience : 5 ans minimum

Les qualités suivantes sont nécessaires pour réussir dans ce poste :

- Sens des responsabilités et du service client ;
- Rigueur
- Capacité à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte,
- Savoir gérer les priorités ;
- Capacité à faire preuve d'écoute, d'accompagnement et de pédagogie
- Très bon relationnel ;
- Bonne compréhension des contraintes opérationnelles ;
- Attitude facilitante, notamment dans le travail en transversalité ;
- Force de proposition ;
- Savoir travailler en mode projet (notamment projet SI) ;

Maîtriser les outils bureautiques standards (pack office : Word, Excel et Power Point).

La Cité internationale universitaire de Paris (CiuP) est une fondation de droit privé reconnue d'utilité publique. Créée en 1925 pour oeuvrer au rapprochement entre les peuples en accueillant des étudiants et chercheurs du monde entier, la fondation coordonne la gestion, l'animation et le développement d'un site de 34 hectares, dédié à la vie étudiante.

La Cité internationale compte 43 maisons, propriétés des universités de Paris et propose de nombreux services (accompagnement, restaurants, bibliothèque, sports, studios de musique, centre d'art contemporain, espaces verts, etc.). Elle accueille chaque année 12 000 étudiants, chercheurs, artistes et sportifs de haut niveau représentant 150 nationalités. Le personnel de la fondation compte environ 250 personnes.

Fidèle aux idéaux de ses fondateurs, la Cité internationale promeut des valeurs de paix, de tolérance, de respect mutuel et de solidarité. Elle propose aux étudiants et chercheurs qui la rejoignent un accueil bienveillant pour les aider à réussir leurs études et recherches dans notre pays.