Secrétaire de Direction Agence Ftlv H/F

Ecole Nationale Veterinaire Agroaliment

Le projet ENVF FTLV, porté par Oniris pour le consortium des Écoles Nationales Vétérinaires Françaises (ENVF) et soutenu financièrement par l'ANR (France 2030) consiste à promouvoir et développer l'offre de formation continue des quatre établissements.
Ce projet vise à renforcer la capacité des ENVF en matière d'apprentissage tout au long de la vie.

Sous l'autorité du directeur du projet FTLV et en lien étroit avec l'ensemble des services supports d'Oniris (SG, DAF, DRH, formation continue), des personnels de l'Agence FTLV et des services analogues des autres écoles, le/la secrétaire (H/F) aura la charge d'apporter un soutien opérationnel au directeur de projet dans ses aspects administratifs et financiers dans le respect des règles et des procédures applicables à ce domaine.
* Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service
* Rédiger des compte-rendus de réunion, mettre en forme et valoriser des supports écrits
* Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
* Participation au suivi du budget du projet et l'élaboration des justificatifs auprès de l'ANR et des partenaires
* Contribuer au projet porté par l'Agence et son bon déroulement (communication, instances, suivi documentaire,...)
* Assurer l'accueil téléphonique, par courriel et le cas échéant physique
* Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

Activités principales :
- organiser et préparer les réunions (invitations, envoi de documents,..) et contribuer à la rédaction des compte-rendus puis leur diffusion. Assurer un suivi de la réalisation des actions
- organiser les déplacements des personnels de l'Agence (ordres de mission, réservations, états de frais,...)
- gestion de la boîte mél fonctionnelle, des appels téléphoniques et des agendas collectifs. Prise de RDV

En lien avec le projet ENVF-FTLV
- Participer à l'organisation et la logistique du projet : planification des instances de gouvernance, rédaction de compte-rendus ou prise de notes, gestion d'appels ;
- Préparer des bilans périodiques, le suivi des actions et les mettre en forme en vue de leur restitution auprès des différentes instance ;
- Instruire les dossiers confiés (constitution et synthèse des documents), rédiger les actes de gestion qui s'ensuivent et préparer les actes administratifs et financiers ;
- Suivre les crédits et flux financiers du projet ENVF-FTLV par type de dépenses, d'opérations et par structure selon le règlement financier applicable et la convention attributive d'aide ;
- Préparer les demandes d'acomptes auprès de l'ANR, en lien avec les services financiers des différents partenaires du projet (Collecter, contrôler et classer les pièces justificatives nécessaires) ;
- Participer aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement.

Profil recherché :

Savoir être :
Sens de l'organisation, de l'analyse et esprit d'initiative
Sens des relations humaines et travail en équipe
Rigueur, Écoute, Réactivité

Savoir faire :
Archiver
Diffuser une information, une publication
Rédiger et mettre en forme un document
Organiser une réunion
Prioriser
Rédiger un acte juridique

Compétences :
Applications informatiques métier
Classement, archivage
Environnement administratif, institutionnel et politique
Techniques de secrétariat
Bureautique et outils collaboratifs