Préposé·e Gestion Électronique des Documents Ged H/F

Optimum Vie

En tant que Préposé.e à la Gestion Électronique des Documents (GED), vous aurez la charge de la gestion, de l'organisation, de la numérisation, de l'indexation et de l'archivage électronique des documents de l'organisation. Vous veillerez à la bonne application des procédures de gestion documentaire et au respect des règles de conservation, de confidentialité et de traçabilité.

Responsabilités spécifiques

- Numériser les documents papier selon les procédures établies (qualité, format, indexation).
- Classer, indexer et archiver les documents numériques dans l'outil GED (par mots-clés, métadonnées, typologie documentaire...).
- S'assurer de la conformité et de la traçabilité des documents traités.
- Participer à la mise à jour des plans de classement et des référentiels documentaires.
- Contribuer à la fiabilité et à la sécurité des données (droits d'accès, versions, sauvegardes).
- Apporter un soutien aux utilisateurs dans la recherche et la consultation des documents.
- Participer à l'amélioration continue des processus GED (optimisation des flux, automatisation, qualité des données).
- Assurer une veille sur la conservation des documents selon les délais légaux ou contractuels.
- Toutes autres tâches connexes.

Expérience/Formation

- Une première expérience en GED ou dans un service d'archives ou documentation est un atout.

Qualités et aptitudes

Techniques :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Connaissance des systèmes de GED
- Maîtrise des techniques de numérisation et d'indexation
- Notions en archivistique, gestion des données ou réglementation documentaire (RGPD, durée de conservation.)

Savoir-faire :

- Organiser l'information de façon structurée
- Identifier les documents à archiver selon leur typologie
- Utiliser des outils de classement, de recherche et d'extraction
- Suivre des procédures strictes

Savoir-être :

- Rigueur, discrétion, sens de la confidentialité
- Autonomie et esprit d'initiative
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec différents services
- Sens du service et de l'organisation