Assistant·e de Direction CDD 766 H/F Département Meurthe et Moselle

Descriptif et missions
Assistant.e de direction CDD 766 H/F Ce poste est à pourvoir à Nancy.
Assistant.e de direction CDD 766 H/F
MISSION : Sous l'autorité hiérarchique du directeur Enfance Famille et Santé Publique, il.elle apporte une aide permanente en terme d'appui, d'organisation, de gestion et d'animation de l'activité de la direction, d'accueil et d'information, de communication, de préparation, suivi et classement des dossiers. Est en charge du suivi de certains dossiers structurants au sein de la Direction
ACTIVITES
Appui à l'organisation et gestion de l'activité de la direction
· Gère l'activité professionnelle du directeur et de son adjoint, en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements ; participe à ce titre aux CODEFSP et CODEFSP restreint (comités de direction)
· Suit les plannings prévisionnels des directeurs et responsables de service rattachés à la direction au moyen de l'agenda électronique
· Prépare les dossiers en vue des réunions
· Assure la gestion du courrier entrant et sortant
· Tient à jour les plannings administratifs des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session, CST...) et rappelle les délais concernant les documents préparatoires
· Rédige des courriers de réponse et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
· Organise et effectue le classement de la direction
· Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l'activité de la direction
Appui à l'animation de la direction
· Suit les courriels et courriers signalés, sollicite les services et effectue les relances pour les réponses
· Vérifie et valide, en lien avec le directeur et de son adjoint, les rapports de commission permanente et de session
· Organise les réunions (réservation de salle, proposition d'ordre du jour, invitation...), participe à certains groupes de travail (partenaires extérieurs, conférence départementale, schéma enfance famille), rédige les comptes rendus et effectue le suivi des décisions prises
Accueil, information et communication
· Traite les appels téléphoniques (internes/externes) et accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
· Organise la transmission des informations au directeur et de son adjoint ainsi qu'aux services rattachés
· Travaille en binôme avec l'autre assistante de la direction et en réseau avec les assistantes de direction de l'ensemble des directions de la collectivité.
Spécificités
· Est en charge de dossiers spécifiques selon l'actualité et les besoins de la direction : suivi RH, rénovation du sens et méthode, intranet de la direction
· Est le.la référent.e OCTIME (logiciel de gestion des temps) pour la direction
· Vérifie les frais de déplacements pour l'ensemble des cadres rattachés à la direction.

Référence de l'offre : bcoxuz60se
Profil recherché
Assistant.e de direction CDD 766 H/F Compétences techniques :
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Connaître l'ensemble des politiques de solidarité
- Rédiger des courriers, des notes et comptes rendus de réunion
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
- Mettre en forme les documents selon la chartre graphique
- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
- Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- Maîtriser les logiciels spécifiques du service
Compétences relationnelles :
- Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Préserver la confidentialité des dossiers
- Faire preuve de diplomatie
- Coopérer avec les autres services de la direction
- Promouvoir l'image de la direction auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
- Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
- Savoir anticiper
- Etre capable de prendre des initiatives
- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
- Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
- Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
- Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
EC9876
Avantages collectifs au travail
Assistant.e de direction CDD 766 H/F
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Amicale du personnel
- Abonnement CNAS ou FNAS
- ARTT
- CIA

Description de la collectivité

Territoire doté d'un grand nombre d'attractivités, la Meurthe-et-Moselle oeuvre à offrir un cadre de vie de qualité à ses d'habitants. Chef de file de l'action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l'aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l'accès à la culture pour tous.

Rejoindre les équipes du Département, c'est faire le choix d'une collectivité de 3 300 agents attentive à la qualité de vie au travail par :
- Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
- Des opportunités de carrière : dispositif d'intégration et d'accompagnement à la mobilité ;
- Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle/vie privée : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
- Des actions sociales diversifiées : CNAS, prévoyance, participation mutuelle santé, aide de secours, participation à la restauration.
Construisez avec nous votre avenir professionnel !