Assistant Administratif H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Poste à mi-temps au secrétariat de direction et à mi-temps dans une résidence universitaire.

- Assistant/assistante - secrétariat de direction

Environnement professionnel :

Sous l'autorité de la Directrice Générale du Crous Normandie, l'assistant/assistante de direction est en relation avec l'ensemble des chefs de service, des directeurs de site, et des Conseillers.

Il travaille en transversalité et contribue à l'activité du secrétariat de direction en lien étroit avec ses collègues à Caen ou à Rouen.

Mission du poste :

Participer à l'activité du secrétariat de Direction en lien avec ses collègues

Domaines d'intervention :

Toutes les tâches sont effectuées en relation avec le secrétariat à Caen

· Préparer et suivre les dossiers en relation directe avec la Direction du Crous Normandie, en assurer le compte-rendu verbal ou écrit.

· Analyser, sélectionner et prioriser les informations à transmettre à la Direction.

· Gérer la messagerie du secrétariat de direction, et transmettre les informations nécessaires.

· Organiser la gestion, la répartition et la diffusion du courrier dans les services.

· Assister aux réunions nécessitant des comptes-rendus et les établir.

· Aider à l'organisation des événements ponctuels (colloques, délégations...)

· Assurer le suivi des congés des cadres du Crous Normandie.

· Organiser les réunions (réservation des salles, mise à disposition de la flotte automobile...).

· Gérer les commandes internes et externes de la Direction (repas, fleurs, etc.).

· Assurer le suivi des mises en signature des parapheurs.

· Assurer le suivi des prestations liées au service intérieur ou à la copropriété (nettoyage, alarmes, poste...)

· Veiller à la continuité du service du secrétariat Rouen - Caen (alternance des congés, veille téléphonique et messagerie)

· Gérer le calendrier des astreintes administratives.

· Assurer le secrétariat des élections étudiantes.

· Assurer la diffusion et le recensement des états de grève.

- Assistant/assistante d'accueil en résidence

Activités principales:

· Accueillir et faciliter la vie des résidents (accueil physique et téléphonique, information, orientation vers les services compétents, formalités administratives...).

· Encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du Crous et de la CAF.

· Assurer la saisie et le suivi des dossiers de cautionnement Visale

· Veiller à l'occupation optimum de la Résidence.

· Assurer l'état des lieux d'entrée et de sortie.

· Peut-être amenée à effectuer les remplacements sur d'autres résidences de Rouen.

· Accueillir et assurer le suivi des entreprises intervenantes dans la résidence.

.Participer à la sécurité des personnes et des biens, gérer les situations d'urgence