Assistant Administratif au Département Formation H/F

Fonction publique de l'État

Placé sous l'autorité du responsable du département formation, l'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil physique et téléphonique et la gestion des secteurs en préparant les dossiers ou en instruisant les demandes individuelles et en notifiant et / ou publiant les décisions rendues.

Activités principales :

· Accueillir, orienter et renseigner sur l'offre de formation les stagiaires et les correspondants téléphoniques

· Analyser les demandes et y apporter les éléments de réponses adaptés

· Recevoir, informer et répondre aux demandes des stagiaires

· Animer l'espace formation (affichage, écran, ...)

· Préparer et suivre les dossiers administratifs et financier lié à la formation

· Instruire les demandes individuelles sur le plan administratif, comptable et juridique

· Accompagner les entrants en formation dans leur démarche de financement

· Formaliser les parcours individuels de formation (contrats, conventions) et mettre à jour les logiciels afférents

· Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés

· Organiser les aspects logistiques (réservations des ressources internes)

· Établir les devis, faire un suivi budgétaire de la formation

· Mettre à jour les bases de données (insertion professionnelle, entreprises en alternance, réseau des anciens...)

· S'investir dans la vie de l'établissement - Journées Portes ouvertes, temps de cohésion...

· Collaborer avec l'ensemble des services supports de l'établissement - participer aux réunions de coordination et de programmation