Assistant de Direction H/F Automobile Club de l'Ouest

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, nous sommes à la recherche d'un/e Assistant/e de Direction dès le 1er décembre 2025 et pour une durée de 6 mois.

Sous la responsabilité du Directeur Compétition, il apporte un soutien polyvalent à l'équipe en charge de l'élaboration et de l'application des règlements des Championnats ACO. Il est le point d'entrée administratif pour les officiels qui collaborent avec le service Compétition.

Vous serez amené(e) à :

-Organiser les déplacements du service Compétition :

-Étudier les déplacements envisagés, budgéter les dépenses liées aux déplacements sur épreuves,

-Prévoir et organiser les acheminements jusqu'aux aéroports (voiture ou train), réserver les vols, voitures de location, hôtels de l'équipe technique WEC et ELMS : ce qui représente environ 10 personnes par course sur environ 15 courses par an,

-Organiser et réserver les voyages des membres du service lors de réunions ou déplacements en France ou à l'étranger.

-Lors des 24 Heures du Mans & Road To Le Mans (+/- 30 personnes) :

-Réserver les hôtels et hébergements,

-Organiser les déplacements des commissaires techniques et officiels internationaux,

-Effectuer les demandes d'accréditations et les envoyer en amont de l'évènement,

-Prévoir et distribuer les dotations de vêtements,

-Réserver et distribuer le nécessaire pour l'ensemble des repas.

-Pour l'ensemble des frais de voyage, déplacements ou hôtels : réaliser les bons de commandes et la refacturation si nécessaire,

-Pour les prestataires : effectuer les bons de commandes, la vérification et le suivi de la facturation conformément aux contrats signés,

-Vérifier et suivre des notes de frais,

Apporter un support administratif au service : gestion des agendas, planification de réunions, réservation de salles, préparation de présentations, rédaction de comptes rendus