Assistant Service Fête Évènementiel - Mairie de Auby H/F

Fonction publique Territoriale

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE : Assurer le secrétariat et la gestion logistique et technique du service, il apporte assistance dans la gestion administrative du service

MISSIONS GENERALES DU POSTE :

- Assurer le secrétariat du service (accueil physique et téléphonique, travail administratif).
- Le binôme pour la tenue de la régie.
- La gestion extranet des plannings des locations des salles, le suivi des contrats et conventions.
- Le suivi des fiches de réservation pour les demandes de salles des différents services.
- La gestion des états des lieux des salles et les remises de clés.
- L'élaboration et le suivi des plannings hebdomadaires des besoins en chauffage dans les salles.
- Présence lors des manifestations (référent réception, mise en place de la sonorisation, du pavoisement des monuments).
- La préparation des locaux, manutention selon les besoins spécifiques.

I- activités et tâches relatives au poste

- Secrétariat du service, frappe de courriers, mises sous pli, accueil téléphonique et physique...
- Gestion des plannings des locations de salles, des contrats, des conventions, des remises des clés, des demandes de tables et chaises, de la vaisselle, de la Régie
- Suivi des fiches de réservations pour les demandes de salles, de réceptions émanant des autres services
- Etat des lieux et comptabilisation de la vaisselle, contrôle de la préparation et la mise en place des salles de réunions avec le renfort de l'agent de service
Préparation de la logistique pour les différentes manifestations en binôme (drapeaux, sono...)

II- conditions de travail
- Déplacements : Permis B indispensable
- Permanences : Week-ends et jours fériés lors des réceptions
- Moyens nécessaires : administratifs et techniques pour ce secteur

RESEAU RELATIONNEL:
- Composition de l'équipe : 1 responsable, 1 agent polyvalent administratif et technique. Renforts ponctuels : agents des services techniques (logistique) et agents de service (réceptions et entretien des locaux).
- Correspondants internes et externes, réguliers et occasionnels
Hiérarchie, élus, responsables associatifs, administrés, partenaires de la ville et prestataires.
- Circuit des informations
Voie hiérarchique et responsable du service