Assistant Service Généraux H/F

Pôle Emploi

Rattaché au responsable Méthodes, OP, Maintenance, et Sécurité du site, vous assurez aux
salariés de travailler en toute sérénité, en assurant la gestion des ressources partagées et en
contribuant à instaurer un environnement de travail confortable et agréable.
1. Accueil et communication interne :
- Assurer l'accueil physique des visiteurs si besoin (accueil digitalisé)
- Assurer l'accueil téléphonique en cas de transferts d'appels et être joignable
- Assurer la diffusion des messages internes et le fonctionnement optimisé du site
- avec les prestataires du site (nettoyage, espaces verts, vitrerie, dépoussiérage, etc)
- avec les consignes de sécurité

2. Logistique et services généraux :
- Assurer les commandes et gestion des stocks : consommables sanitaires (papier, savon, pastilles , toilettes, pharmacie, machine à affranchir )
- Organiser les salles de réunion (boissons, machine à café, etc.) lors des évènements externes et internes
- Réserver les hôtels et restaurants selon les demandes
- Gérer les véhicules de service (clés , plannings, nettoyage, contrôle des niveaux, assurances.)
- Gérer les archives du site
3. Courrier & Documentation
- Ouverture quotidienne du courrier et expédition vers services internes
- Demandes d'achats du service, commande fournisseur, saisie ERP, et suivi jusqu'à la facturation
- Gérer le recyclage : piles, cartouches, sacs destructeurs de documents.
- Tenue de la caisse du site (avance espèces) et envoi des documents comptables
- Suivre les contrats de services (prestataires, maintenance, sécurité, courrier, etc.).
4. Hygiène, Sécurité & Environnement (HSE)
- Suivre les interventions nettoyage : sols, vitrerie, dépoussiérage, espaces verts, ordures ménagères.
- Réapprovisionner le personnel d'entretien en consommables et intervenir sur site si besoin
- Organiser les plannings des visites sécurité avec le responsable
- Mettre à jour les affichages obligatoires (SST, consignes d'évacuation)
- Suivre l'alarme intrusion
Profil :
o Appétence pour les aspects techniques liés à la gestion du site et de la sécurité.
o Polyvalence & sens du service : interaction avec collaborateurs internes et prestataires externes.
o Rigueur & organisation : gestion simultanée de tâches administratives, logistiques et de suivi contractuel.
o Autonomie & réactivité : capacité à gérer les imprévus et prioriser.
o Aisance digitale : outils collaboratifs (Trello, outils bureautiques, communication interne digitale).
Présentiel avec horaires du site (8h-12h / 13h45-17h) du Lundi au vendredi