Eau100 - Assistant de Gestion Administrative - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F
Fonction publique Territoriale
- Toulon - 83
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
- Apporter une aide permanente au Chef de service et au Directeur en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de classement, d'archivage et suivi de dossiers
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction
- Assister le chef de service dans l'organisation du travail et la communication avec les différents services internes de la direction (y compris services délocalisés La Garde, Six-Fours, Hyères) et services externes
- Participation à la gestion quotidienne et la coordination de la direction
- Suivi du courrier gestion administrative des courriers entrants pour attribution aux équipes opérationnelles, et sortants : mise en forme, relecture, mise en parapheur, suivi signatures, envoi, scan et archivage, mise à jour dans AIR COURRIER
- Rédaction et suivi de documents concernant le personnel (ordres de missions, états de frais, suivi congés, arrêts de travail, visites médicales, formations, etc)
- Préparation, mise en forme et suivi des actes administratifs dans AIR DELIB
- Mise en forme de documents, avis techniques, courriers, notes, rapports, OS, PV de réception, CR de réunions, plannings, présentations, etc
- Organisation et planification de réunions et rendez-vous
- Accueil physique et téléphonique au niveau de la direction
- Traitement des doléances et demandes d'intervention (téléphone/mail) et orientation vers les services opérationnels
- Tenue de tableau de bord et de suivi de l'activité
- Gestion de l'archivage
Les « savoirs » :
- Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des procédures administratives
- Règles de fonctionnement des collectivités territoriales, instances, processus et circuit de décision de la collectivité
- Statut de la fonction publiques territoriale, cadre réglementaire de la gestion RH
- Techniques rédactionnelles de rapport et de note de synthèse
- Techniques d'élaboration de tableaux de bord et de bilans d'activité
- Connaissance du vocabulaire technique du service d'eau potable et d'assainissement, notions techniques et réglementaires dans ce domaine, ainsi que sur l'urbanisme et les marchés publics -
Les « savoir-faire » :
- Rédaction et mise en forme soignée des courriers administratifs, notes, comptes-rendus,...
- Qualités rédactionnelles, maitrise de l'orthographe et de la grammaire
- Maîtrise du pack OFFICE et connaissance des outils CIVITAS, AIR DELIB, AIR COURRIER
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement, de recherche documentaire
- Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, mails et courriers
- Réception, enregistrement, vérification de dossiers
- Numérisation, photocopie, assemblage, tri, classement, archivage de documents
- Renseignement de tableaux de bord
- Organisation logistique de réunions ou missions
- Gestion d'agenda, organisation de rendez-vous
Les « savoir-être » :
- Rigueur et sens de l'organisation, capacité à rendre compte
- Sens du relationnel, amabilité, sens de l'accueil
- Esprit d'équipe, capacité de travail en transversalité
- Autonomie et disponibilité
- Adaptabilité, sens de l'anticipation, réactivité
- Discrétion et réserve
Pas de salaire renseigné
Publiée le 24/09/2025 - Réf : O083250917000095
Eau100 - Assistant de Gestion Administrative - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F
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